Aggiunta e gestione degli editori
Questo documento descrive il flusso di lavoro e le opzioni di configurazione disponibili durante la creazione e la gestione degli editori come coordinatore del calendario nell'area di amministrazione.
Flusso di lavoro
Passaggio 1: verifica dell'e-mail
Quando si aggiunge un nuovo editore, il coordinatore deve prima inserire l'indirizzo email dell'editore nel "Passaggio 1". Il sistema controlla quindi questa email confrontandola con il database globale.
In base allo stato dell'email inserita si verificano diverse azioni:
- 1. L'e-mail non esiste: Il coordinatore viene inoltrato senza problemi al "Passaggio 2" per inserire tutti i dettagli personali (nome, genere, congregazione) per un account completamente nuovo.
- 2. L'e-mail esiste già nel calendario corrente: Il sistema visualizza un messaggio di errore indicante che l'editore fa già parte di questo calendario. Il coordinatore può annullare o riavviare il processo.
- 3. L'e-mail esiste in un altro calendario: Il sistema rileva che l'utente ha già un account altrove. Invece di creare un account duplicato, al coordinatore viene richiesto di inviare un invito all'utente esistente. L'utente riceverà un'e-mail e potrà connettersi al nuovo calendario senza bisogno di una nuova password.
Creazione di un editore senza e-mail
Se un editore non dispone di un indirizzo e-mail, il coordinatore può ignorare il controllo iniziale dell'e-mail selezionando "Crea editore senza e-mail".
- Conformità legale: In questo scenario, il coordinatore è tenuto per legge a selezionare la casella di controllo "Consenso all'archiviazione dei dati fornito" per confermare di disporre dell'autorizzazione offline della persona per archiviare i propri dati.
- Restrizioni di accesso: Gli editori creati senza un indirizzo email non possono accedere al sistema da soli. Possono essere programmati per turni solo dal coordinatore e i loro nomi appariranno semplicemente sul calendario e sulle stampe.
Configurazione di un nuovo account
Una volta salvato un nuovo account con un indirizzo e-mail nel "Passaggio 2", il sistema invia automaticamente un'e-mail di benvenuto contenente un collegamento sicuro per la generazione di una password. Ciò garantisce che il coordinatore non veda né imposti mai la password iniziale dell'editore.
1. Informazioni di base
Nome
Memorizza il nome dell'editore. Utilizzato come identificatore primario insieme al cognome per elenchi leggibili dall'uomo.
Dove appare / Effetto:
Visualizzato nella tabella editore del dashboard di amministrazione, nella griglia di prenotazione del calendario pubblico quando viene prenotato un turno e nell'accoglienza delle e-mail automatizzate (ad esempio, promemoria dei turni) inviate all'editore.
Cognome
Memorizza il cognome dell'editore.
Dove appare / Effetto:
Visualizzato accanto al nome nell'elenco degli editori del dashboard di amministrazione, nella stampa PDF dei programmi e nella visualizzazione del calendario pubblico quando si fa clic su un turno per vedere i partecipanti.
sesso
Definisce il titolo onorifico/genere (Fratello/Sorella) per l'editore. Questo viene utilizzato per indirizzarli correttamente o classificarli nei report.
Dove appare / Effetto:
Influisce sui prefissi onorifici visualizzati nelle email automatizzate inviate all'editore e può essere visualizzato nella panoramica dei dettagli dell'editore nel dashboard di amministrazione.
Congregazione
Collega l'editore a una congregazione specifica all'interno del sistema.
Dove appare / Effetto:
Visualizzato nella sezione dei dettagli dell'editore nel dashboard di amministrazione e utilizzato per filtrare gli editori durante la generazione di relazioni di calcolo PDF per congregazioni specifiche.
2. Informazioni di contatto
Indirizzo email del pubblicatore
Funziona come identificatore di accesso e canale principale per le notifiche di sistema. Può essere obbligatorio (Passaggio 1) o facoltativo (Passaggio 2 se creato senza email).
Dove appare / Effetto:
Utilizzato dal sistema per inviare e-mail di conferma, collegamenti per la reimpostazione della password e promemoria dei turni all'editore. Visualizzato nella tabella degli editori del dashboard di amministrazione affinché i coordinatori possano vederli.
Numero di telefono
Memorizza il numero di telefono fisso dell'editore, separato in prefisso internazionale e numero locale.
Dove appare / Effetto:
Mostrato ad altri editori nella visualizzazione del calendario pubblico quando si fa clic su un turno (se le impostazioni sulla privacy lo consentono) e nella directory dell'editore nel dashboard di amministrazione.
mobile
Memorizza il numero di cellulare. Questa opzione è disponibile solo se le impostazioni del calendario abilitano esplicitamente i numeri di cellulare.
Dove appare / Effetto:
Visualizzato nella visualizzazione del calendario pubblico quando si fa clic su un turno in modo che gli altri partecipanti possano comunicare tramite app mobili o di chat e nell'elenco degli editori del dashboard di amministrazione.
3. Impostazioni sulla privacy
Consenso alla memorizzazione dei dati è presente
Una casella di controllo obbligatoria quando si crea un editore senza indirizzo email, verificando che il coordinatore abbia ottenuto il consenso offline per archiviare i dati della persona.
Dove appare / Effetto:
Visualizzato solo durante il processo di creazione dell'editore nell'area di amministrazione quando viene scelto il percorso "senza email". Garantisce la conformità legale prima che il record venga salvato nel database.
4. Ruoli e diritti del calendario
Attivo nel calendario
Un interruttore che determina se all'editore è attualmente consentito accedere e partecipare al calendario specifico.
Dove appare / Effetto:
Se disabilitato, all'editore verrà immediatamente impedito di accedere a questo calendario o di vederlo nel menu a discesa di selezione del calendario. I loro turni passati rimangono sulla stampa PDF.
Ruoli nel calendario
Assegna ruoli funzionali (ad esempio, Impostazione carrello, Autista) all'editore, determinando quali tipi di turni è qualificato a prenotare.
Dove appare / Effetto:
Limita i turni su cui l'editore può fare clic nella visualizzazione del calendario pubblico. I ruoli vengono visualizzati anche come badge accanto al nome dell'editore nella tabella editore del dashboard di amministrazione.
Gestisci i tag editore
Consente ai coordinatori di assegnare tag organizzativi personalizzati all'editore per raggruppare e filtrare più facilmente.
Dove appare / Effetto:
Visualizzato nella barra laterale dei filtri del dashboard di amministrazione e nella visualizzazione dei dettagli dell'editore. Non visibile agli editori standard nel calendario pubblico.
Diritti utente
Determina il livello di autorizzazione dell'editore (ad esempio, editore standard, coordinatore, visualizzatore).
Dove appare / Effetto:
Influisce sul menu di navigazione. I coordinatori vedranno il collegamento "Amministratore" nella barra di navigazione in alto, mentre gli editori standard vedranno solo la visualizzazione del calendario pubblico.
Data di fine
Facoltativamente, pianifica la rimozione automatica dell'accesso dell'editore al calendario in una data specifica.
Dove appare / Effetto:
Valutato durante il tentativo di accesso dell'editore. Una volta trascorsa la data, riceveranno un messaggio di errore nella pagina di accesso e non vedranno più il calendario nel menu a discesa.