Verkündiger hinzufügen und verwalten
Dieses Dokument beschreibt den Workflow und die Konfigurationsoptionen beim Erstellen und Verwalten von Verkündigern als Kalender-Koordinator im Admin-Bereich.
Arbeitsablauf
Schritt 1: E-Mail-Bestätigung
Beim Hinzufügen eines neuen Verkündigers muss der Koordinator zunächst in „Schritt 1“ die E-Mail-Adresse des Verkündigers eingeben. Das System gleicht diese E-Mail dann mit der globalen Datenbank ab.
Basierend auf dem Status der eingegebenen E-Mail werden verschiedene Aktionen ausgeführt:
- 1. E-Mail existiert nicht: Der Koordinator wird nahtlos zu „Schritt 2“ weitergeleitet, um alle persönlichen Daten (Name, Geschlecht, Gemeinde) für ein völlig neues Konto einzugeben.
- 2. E-Mail ist bereits im aktuellen Kalender vorhanden: Das System zeigt eine Fehlermeldung an, die besagt, dass der Verkündiger bereits Teil dieses Kalenders ist. Der Koordinator kann den Vorgang abbrechen oder neu starten.
- 3. E-Mail existiert in einem anderen Kalender: Das System erkennt, dass der Benutzer bereits an anderer Stelle ein Konto hat. Anstatt ein doppeltes Konto zu erstellen, wird der Koordinator aufgefordert, eine Einladung an den vorhandenen Benutzer zu senden. Der Benutzer erhält eine E-Mail und kann sich ohne neues Passwort mit dem neuen Kalender verbinden.
Einen Publisher ohne E-Mail erstellen
Wenn ein Publisher keine E-Mail-Adresse hat, kann der Koordinator die anfängliche E-Mail-Prüfung umgehen, indem er „Publisher ohne E-Mail erstellen“ auswählt.
- Rechtskonformität: In diesem Szenario ist der Koordinator gesetzlich verpflichtet, das Kontrollkästchen „Einwilligung zur Datenspeicherung erteilt“ zu aktivieren, um zu bestätigen, dass er über die Offline-Erlaubnis der Person zur Speicherung ihrer Daten verfügt.
- Anmeldebeschränkungen: Ohne E-Mail-Adresse erstellte Publisher können sich nicht selbst am System anmelden. Sie können nur vom Koordinator für Schichten eingeplant werden und ihre Namen erscheinen einfach im Kalender und auf den Ausdrucken.
Einrichten eines neuen Kontos
Sobald in „Schritt 2“ ein neues Konto mit einer E-Mail-Adresse gespeichert wird, sendet das System automatisch eine Willkommens-E-Mail mit einem Link zur sicheren Passwortgenerierung. Dadurch wird sichergestellt, dass der Koordinator das ursprüngliche Passwort des Verkündigers niemals sieht oder festlegt.
1. Grundlegende Informationen
Vorname
Speichert den Vornamen des Verkündigers. Wird als Hauptidentifikator zusammen mit dem Nachnamen für lesbare Listen verwendet.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird in der Admin-Dashboard-Verkündigertabelle, im öffentlichen Kalender-Reservierungsraster bei einer gebuchten Schicht und in der Begrüßung automatischer E-Mails (z. B. Schichterinnerungen) an den Verkündiger angezeigt.
Nachname
Speichert den Nachnamen des Verkündigers.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird zusammen mit dem Vornamen in der Admin-Dashboard-Verkündigerliste, auf dem PDF-Ausdruck der Pläne und in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigt, wenn du auf eine Schicht klickst, um Teilnehmer zu sehen.
Geschlecht
Definiert die Anrede/das Geschlecht (Bruder/Schwester) für den Verkündiger. Dies wird verwendet, um ihn richtig anzusprechen oder in Berichten zu kategorisieren.
Wo es erscheint / Wirkung:
Beeinflusst die Anrede-Präfixe, die in automatischen E-Mails an den Verkündiger angezeigt werden, und ist in der Verkündiger-Detailübersicht im Admin-Dashboard zu sehen.
Versammlung
Verknüpft den Verkündiger mit einer bestimmten Versammlung im System.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird im Verkündiger-Detailbereich im Admin-Dashboard angezeigt und verwendet, um Verkündiger beim Erstellen von PDF-Ausdrucksberichten für bestimmte Versammlungen zu filtern.
2. Kontaktinformationen
Emailadresse des Verkündigers
Dient als Login-Identifikator und Hauptkanal für Systembenachrichtigungen. Kann obligatorisch (Schritt 1) oder optional (Schritt 2, wenn ohne E-Mail erstellt) sein.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird vom System verwendet, um Bestätigungs-E-Mails, Links zum Zurücksetzen von Passwörtern und Schichterinnerungen an den Verkündiger zu senden. Wird in der Admin-Dashboard-Verkündigertabelle für Koordinatoren angezeigt.
Telefonnummer
Speichert die Festnetztelefonnummer des Verkündigers, unterteilt in Ländervorwahl und lokale Nummer.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird anderen Verkündigern in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigt, wenn du auf eine Schicht klickst (falls die Datenschutzeinstellungen dies zulassen), und im Verkündigerverzeichnis im Admin-Dashboard.
Handy
Speichert die Handynummer. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Kalendereinstellungen Handynummern ausdrücklich aktivieren.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigt, wenn du auf eine Schicht klickst, damit andere Teilnehmer über Handy oder Chat-Apps kommunizieren können, sowie in der Admin-Dashboard-Verkündigerliste.
3. Datenschutzeinstellungen
Einwilligung zur Datenspeicherung liegt vor
Ein obligatorisches Kontrollkästchen beim Erstellen eines Verkündigers ohne E-Mail-Adresse, das bestätigt, dass du als Koordinator die Offline-Zustimmung zur Speicherung der Daten der Person eingeholt hast.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird nur während des Erstellungsprozesses des Verkündigers im Admin-Bereich angezeigt, wenn der Weg 'ohne E-Mail' gewählt wird. Es stellt die rechtliche Konformität sicher, bevor der Datensatz in der Datenbank gespeichert wird.
4. Kalenderrollen & -rechte
Aktiv im Kalender
Ein Schalter, der bestimmt, ob der Verkündiger derzeit auf den spezifischen Kalender zugreifen und daran teilnehmen darf.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wenn deaktiviert, wird der Verkündiger sofort daran gehindert, sich in diesem Kalender anzumelden oder ihn in seiner Kalenderauswahl im Dropdown-Menü zu sehen. Seine vergangenen Schichten bleiben auf dem PDF-Ausdruck erhalten.
Rollen im Kalender
Weist dem Verkündiger funktionale Rollen (z. B. Wagenaufbau, Fahrer) zu und bestimmt, welche Arten von Schichten er buchen darf.
Wo es erscheint / Wirkung:
Schränkt ein, welche Schichten der Verkündiger in der öffentlichen Kalenderansicht anklicken darf. Die Rollen werden auch als Abzeichen neben dem Namen des Verkündigers in der Admin-Dashboard-Verkündigertabelle angezeigt.
Tags verwalten
Ermöglicht dir als Koordinator, dem Verkündiger benutzerdefinierte Organisations-Tags für eine einfachere Gruppierung und Filterung zuzuweisen.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird in der Filter-Seitenleiste des Admin-Dashboards und in der Verkündiger-Detailansicht angezeigt. Für Standard-Verkündiger im öffentlichen Kalender nicht sichtbar.
Benutzerrecht
Bestimmt die Berechtigungsstufe des Verkündigers (z. B. Standard-Verkündiger, Koordinator, Betrachter).
Wo es erscheint / Wirkung:
Beeinflusst das Navigationsmenü. Du als Koordinator siehst den 'Admin'-Link in der oberen Navigationsleiste, während Standard-Verkündiger nur die öffentliche Kalenderansicht sehen.
Enddatum
Plant optional eine automatische Entfernung des Zugriffs des Verkündigers auf den Kalender an einem bestimmten Datum.
Wo es erscheint / Wirkung:
Wird während des Anmeldeversuchs des Verkündigers ausgewertet. Sobald das Datum überschritten ist, erhält er eine Fehlermeldung auf der Anmeldeseite und sieht den Kalender nicht mehr in seinem Dropdown-Menü.