Adăugarea și gestionarea editorilor
Acest document prezintă fluxul de lucru și opțiunile de configurare disponibile la crearea și gestionarea editorilor ca coordonator de calendar în zona de administrare.
Fluxul de lucru
Pasul 1: Verificarea e-mailului
La adăugarea unui nou editor, coordonatorul trebuie să introducă mai întâi adresa de e-mail a editorului în „Pasul 1”. Apoi, sistemul verifică acest e-mail cu baza de date globală.
În funcție de starea e-mailului introdus, au loc diferite acțiuni:
- 1. E-mailul nu există: Coordonatorul este redirecționat fără probleme la „Pasul 2” pentru a introduce toate detaliile personale (Nume, Sex, Congregație) pentru un cont complet nou.
- 2. E-mailul există deja în calendarul curent: Sistemul afișează un mesaj de eroare care afirmă că editorul face deja parte din acest calendar. Coordonatorul poate anula sau reporni procesul.
- 3. E-mailul există într-un alt calendar: Sistemul detectează că utilizatorul are deja un cont în altă parte. În loc să creeze un cont duplicat, coordonatorului i se solicită să trimită o invitație utilizatorului existent. Utilizatorul va primi un e-mail și se poate conecta la noul calendar fără a avea nevoie de o nouă parolă.
Crearea unui editor fără e-mail
Dacă un editor nu are o adresă de e-mail, coordonatorul poate ocoli verificarea inițială a e-mailului selectând „Creați editor fără e-mail”.
- Conformitate legală: În acest scenariu, coordonatorul are obligația legală de a bifa caseta de selectare „Consimțământ pentru stocarea datelor oferit” pentru a confirma că are permisiunea offline a persoanei de a-și stoca datele.
- Restricții de conectare: Editorii creați fără o adresă de e-mail nu se pot conecta ei înșiși la sistem. Aceștia pot fi programați pentru ture doar de către coordonator, iar numele lor vor apărea pur și simplu în calendar și în tipărite.
Configurarea unui cont nou
Odată ce un cont nou cu o adresă de e-mail este salvat în „Pasul 2”, sistemul trimite automat un e-mail de bun venit care conține un link securizat de generare a parolei. Acest lucru asigură că coordonatorul nu vede sau setează niciodată parola inițială a editorului.
1. Informații de bază
Prenume:
Stochează numele dat al editorului. Folosit ca identificator principal alături de numele de familie pentru listele care pot fi citite de om.
Unde apare / Efect:
Afișat în tabelul editorului din tabloul de bord administrativ, în grila publică de rezervare a calendarului atunci când este rezervată o tură și în mesajele de întâmpinare ale e-mailurilor automate (de exemplu, mementouri de ture) trimise editorului.
Nume de familie:
Stochează numele de familie al editorului.
Unde apare / Efect:
Afișat alături de prenume în lista de editori a tabloului de bord administrativ, în formatul PDF tipărit al programelor și în vizualizarea calendarului public când dați clic pe o tură pentru a vedea participanții.
sex
Definește onorificiul/genul (Frate/Sora) pentru editor. Acesta este folosit pentru a le aborda corect sau pentru a le clasifica în rapoarte.
Unde apare / Efect:
Afectează prefixele onorifice afișate în e-mailurile automate trimise editorului și pot fi văzute în prezentarea generală a detaliilor editorului din tabloul de bord administrativ.
Congregație
Conectează editorul la o anumită congregație din sistem.
Unde apare / Efect:
Afișat în secțiunea de detalii despre editor din tabloul de bord administrativ și folosit pentru a filtra editorii atunci când generează rapoarte de tipărire PDF pentru anumite congregații.
2. Informații de contact
Adresa de e-mail a vizitatorului
Acționează ca identificator de conectare și canal principal pentru notificările de sistem. Poate fi obligatoriu (Pasul 1) sau opțional (Pasul 2 dacă este creat fără e-mail).
Unde apare / Efect:
Folosit de sistem pentru a trimite e-mailuri de confirmare, link-uri de resetare a parolei și mementouri de schimbare către editor. Afișat în tabelul editorului din tabloul de bord pentru a fi văzut de coordonatori.
Număr de telefon
Stochează numărul de telefon fix al editorului, separat în codul țării și numărul local.
Unde apare / Efect:
Afișat altor editori în vizualizarea calendarului public când dați clic pe o tură (dacă setările de confidențialitate permit acest lucru) și în directorul editorului din tabloul de bord administrativ.
La indemana
Stochează numărul de telefon mobil. Această opțiune este disponibilă numai dacă setările calendarului activează în mod explicit numerele de telefon mobil.
Unde apare / Efect:
Afișat în vizualizarea calendarului public atunci când dați clic pe o tură, astfel încât ceilalți participanți să poată comunica prin intermediul aplicațiilor mobile sau de chat și în lista de editori a tabloului de bord administrativ.
3. Setări de confidențialitate
Ai consimțit la stocarea datelor
O casetă de selectare obligatorie atunci când se creează un editor fără o adresă de e-mail, verificând dacă coordonatorul a obținut consimțământul offline pentru a stoca datele persoanei respective.
Unde apare / Efect:
Afișat numai în timpul procesului de creare a editorului în zona de administrare când este luată calea „fără e-mail”. Acesta asigură conformitatea legală înainte ca înregistrarea să fie salvată în baza de date.
4. Roluri și drepturi în calendar
Activ în calendar
O comutare care determină dacă editorului îi este permis în prezent să acceseze și să participe la calendarul specific.
Unde apare / Efect:
Dacă este dezactivată, editorul este împiedicat imediat să se conecteze la acest calendar sau să-l vadă în meniul drop-down de selecție a calendarului. Schimburile lor anterioare rămân pe imprimarea PDF.
Roluri în calendar
Atribuie roluri funcționale (de exemplu, Configurare coș, șofer) editorului, determinând ce tipuri de ture sunt calificați să le rezerve.
Unde apare / Efect:
Restricțiile care schimbă editorul poate face clic pe vizualizarea calendarului public. Rolurile sunt afișate și ca insigne lângă numele editorului în tabelul editorului din tabloul de bord.
Gestionați etichetele editorilor
Permite coordonatorilor să atribuie etichete organizaționale personalizate editorului pentru o grupare și o filtrare mai ușoară.
Unde apare / Efect:
Afișat în bara laterală de filtrare a tabloului de bord și în vizualizarea detaliilor editorului. Nu este vizibil pentru editorii standard în calendarul public.
Drept de utilizator
Determină nivelul de permisiune al editorului (de exemplu, editor standard, coordonator, vizualizator).
Unde apare / Efect:
Afectează meniul de navigare. Coordonatorii vor vedea linkul „Administrator” în bara de navigare de sus, în timp ce editorii standard vor vedea doar vizualizarea calendarului public.
Data de încheiere
Opțional, programează o eliminare automată a accesului editorului la calendar la o anumită dată.
Unde apare / Efect:
Evaluat în timpul încercării de conectare a editorului. Odată ce data trece, ei vor primi un mesaj de eroare pe pagina de autentificare și nu vor mai vedea calendarul în meniul drop-down.