Ajout et gestion d'éditeurs
Ce document décrit les options de flux de travail et de configuration disponibles lors de la création et de la gestion d'éditeurs en tant que coordinateur de calendrier dans la zone d'administration.
Flux de travail
Étape 1 : Vérification de l'e-mail
Lors de l'ajout d'un nouvel éditeur, le coordinateur doit d'abord saisir l'adresse e-mail de l'éditeur à l'« Étape 1 ». Le système vérifie ensuite cet e-mail par rapport à la base de données globale.
En fonction du statut de l'e-mail saisi, différentes actions se produisent :
- 1. L'e-mail n'existe pas : Le coordinateur est automatiquement redirigé vers « l'étape 2 » pour saisir toutes les informations personnelles (nom, sexe, congrégation) pour un tout nouveau compte.
- 2. L'e-mail existe déjà dans le calendrier actuel : Le système affiche un message d'erreur indiquant que l'éditeur fait déjà partie de ce calendrier. Le coordinateur peut annuler ou redémarrer le processus.
- 3. L'e-mail existe dans un autre calendrier : Le système détecte que l'utilisateur possède déjà un compte ailleurs. Au lieu de créer un compte en double, le coordinateur est invité à envoyer une invitation à l'utilisateur existant. L'utilisateur recevra un e-mail et pourra se connecter au nouveau calendrier sans avoir besoin d'un nouveau mot de passe.
Alternative : auto-inscription de l'éditeur
Au lieu de créer manuellement des comptes, les coordinateurs peuvent distribuer un lien d'auto-inscription unique. Les éditeurs peuvent cliquer sur le lien, saisir leur nom et leurs coordonnées et s'inscrire. Le coordinateur n’a alors plus qu’à examiner et activer ses comptes.
Créer un éditeur sans e-mail
Si un éditeur ne dispose pas d'adresse e-mail, le coordinateur peut contourner la vérification initiale des e-mails en sélectionnant « Créer un éditeur sans e-mail ».
- Conformité juridique : Dans ce scénario, le coordinateur est légalement tenu de cocher la case « Consentement au stockage des données donné » pour confirmer qu'il dispose de l'autorisation hors ligne de la personne pour stocker ses données.
- Restrictions de connexion : Les éditeurs créés sans adresse e-mail ne peuvent pas se connecter eux-mêmes au système. Leurs quarts de travail ne peuvent être programmés que par le coordinateur, et leurs noms apparaîtront simplement sur le calendrier et les imprimés.
Créer un nouveau compte
Une fois qu'un nouveau compte avec une adresse e-mail est enregistré à « l'étape 2 », le système envoie automatiquement un e-mail de bienvenue contenant un lien de génération de mot de passe sécurisé. Cela garantit que le coordinateur ne verra ni ne définira jamais le mot de passe initial de l'éditeur.
1. Informations de base
Prénom
Stocke le prénom de l’éditeur. Utilisé comme identifiant principal à côté du nom de famille pour les listes lisibles par l'homme.
Où il apparaît / Effet :
Affiché dans le tableau des éditeurs du tableau de bord d'administration, sur la grille de réservation du calendrier public lorsqu'une équipe est réservée et dans le message d'accueil des e-mails automatisés (par exemple, rappels d'équipe) envoyés à l'éditeur.
Nom
Stocke le nom de famille de l’éditeur.
Où il apparaît / Effet :
Affiché à côté du prénom dans la liste des éditeurs du tableau de bord d'administration, sur l'impression PDF des plannings et sur la vue du calendrier public lorsque vous cliquez sur une équipe pour voir les participants.
sexe
Définit le titre honorifique/genre (Frère/Sœur) de l'éditeur. Ceci est utilisé pour les traiter correctement ou les catégoriser dans les rapports.
Où il apparaît / Effet :
Affecte les préfixes honorifiques affichés dans les e-mails automatisés envoyés à l'éditeur et peuvent être vus dans l'aperçu des détails de l'éditeur dans le tableau de bord d'administration.
Assemblée
Relie l’éditeur à une congrégation spécifique au sein du système.
Où il apparaît / Effet :
Affiché dans la section des détails de l'éditeur dans le tableau de bord d'administration et utilisé pour filtrer les éditeurs lors de la génération de rapports d'impression PDF pour des congrégations spécifiques.
2. Coordonnées
Adresse email du Publieur
Agit comme identifiant de connexion et comme canal principal pour les notifications système. Elle peut être obligatoire (Étape 1) ou facultative (Étape 2 si créée sans email).
Où il apparaît / Effet :
Utilisé par le système pour envoyer des e-mails de confirmation, des liens de réinitialisation de mot de passe et des rappels de décalage à l'éditeur. Affiché dans le tableau des éditeurs du tableau de bord d'administration pour que les coordinateurs puissent le voir.
Numéro de téléphone
Stocke le numéro de téléphone fixe de l'éditeur, séparé en indicatif de pays et numéro local.
Où il apparaît / Effet :
Affiché aux autres éditeurs sur la vue du calendrier public lorsque vous cliquez sur une équipe (si les paramètres de confidentialité le permettent) et dans le répertoire des éditeurs dans le tableau de bord d'administration.
mobile
Stocke le numéro de téléphone mobile. Cette option n'est disponible que si les paramètres du calendrier activent explicitement les numéros de mobile.
Où il apparaît / Effet :
Affiché dans la vue du calendrier public lorsque vous cliquez sur une équipe afin que les autres participants puissent communiquer via des applications mobiles ou de chat, et dans la liste des éditeurs du tableau de bord d'administration.
3. Paramètres de confidentialité
Consentement à la sauvegarde des données accordé
Case à cocher obligatoire lors de la création d'un éditeur sans adresse email, vérifiant que le coordinateur a obtenu le consentement hors ligne pour stocker les données de la personne.
Où il apparaît / Effet :
Affiché uniquement pendant le processus de création de l'éditeur dans la zone d'administration lorsque le chemin « sans e-mail » est emprunté. Il garantit la conformité légale avant que l’enregistrement ne soit enregistré dans la base de données.
4. Rôles et droits du calendrier
Actif dans le calendrier
Une bascule qui détermine si l'éditeur est actuellement autorisé à accéder et à participer au calendrier spécifique.
Où il apparaît / Effet :
S'il est désactivé, l'éditeur n'est pas immédiatement autorisé à se connecter à ce calendrier ou à le voir dans la liste déroulante de sélection de calendrier. Leurs quarts de travail passés restent sur l'impression PDF.
Rôles dans le calendrier
Attribue des rôles fonctionnels (par exemple, configuration du panier, chauffeur) à l'éditeur, en déterminant les types d'équipes qu'il est qualifié pour réserver.
Où il apparaît / Effet :
Limite les changements sur lesquels l'éditeur peut cliquer sur la vue du calendrier public. Les rôles sont également affichés sous forme de badges à côté du nom de l'éditeur dans le tableau des éditeurs du tableau de bord d'administration.
Gérer les balises de l'éditeur
Permet aux coordinateurs d'attribuer des balises organisationnelles personnalisées à l'éditeur pour faciliter le regroupement et le filtrage.
Où il apparaît / Effet :
Affiché dans la barre latérale de filtrage du tableau de bord d'administration et dans la vue des détails de l'éditeur. Non visible pour les éditeurs standards sur le calendrier public.
Droit d'utilisateur
Détermine le niveau d'autorisation de l'éditeur (par exemple, éditeur standard, coordinateur, lecteur).
Où il apparaît / Effet :
Affecte le menu de navigation. Les coordinateurs verront le lien « Admin » dans la barre de navigation supérieure, tandis que les éditeurs standards ne verront que la vue du calendrier public.
Date de fin
Planifie éventuellement une suppression automatique de l'accès de l'éditeur au calendrier à une date précise.
Où il apparaît / Effet :
Évalué lors de la tentative de connexion de l'éditeur. Une fois la date passée, ils recevront un message d'erreur sur la page de connexion et ne verront plus le calendrier dans leur liste déroulante.
Connexion sécurisée (clés d'accès et Google OAuth)
Les éditeurs et les coordinateurs peuvent se connecter en toute sécurité à l'aide de clés d'accès sans mot de passe ou en associant leurs comptes Google.
Clés d'accès (WebAuthn)
Permet aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité sans saisir de mot de passe. Il utilise des fonctionnalités biométriques (telles que les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale) ou des clés de sécurité matérielles enregistrées sur l'appareil de l'utilisateur.
Où il apparaît / Effet :
Les utilisateurs peuvent enregistrer et gérer leurs dispositifs de sécurité dans les paramètres de leur profil personnel. Une fois qu'un appareil est enregistré, il peut sélectionner « Connexion avec mot de passe » sur la page de connexion.
Connexion Google (authentification sociale)
Permet aux utilisateurs de lier leur compte Google pour une authentification unique (SSO), permettant un accès rapide et sécurisé sans avoir besoin d'un mot de passe PW-TOOLS distinct.
Où il apparaît / Effet :
Les utilisateurs peuvent associer leur compte Google sur la page de connexion ou dans les paramètres de leur profil personnel.
6.4. Vérification de la confidentialité des données
Les coordinateurs peuvent vérifier la conformité du consentement des éditeurs à l'aide du tableau de bord Datenschutz-Checkup et enregistrer manuellement le consentement des éditeurs qui ont soumis des formulaires papier.
Audit du statut du consentement
Indique si un éditeur a donné son consentement au stockage des données et s'il dispose d'une connexion à un compte utilisateur actif.
Où il apparaît / Effet :
Les coordinateurs peuvent accéder au tableau de bord de contrôle sous « Datenschutz-Checkup » dans la zone d'administration, qui met en évidence les consentements manquants avec un statut d'alerte.
Enregistrer manuellement le consentement
Permet aux coordinateurs d'enregistrer manuellement le consentement à la confidentialité des données pour les éditeurs qui soumettent un formulaire papier physique signé, activant immédiatement leur accès et réinitialisant toutes les marques de suppression.
Où il apparaît / Effet :
Cochez la case à côté des éditeurs qui ont fourni leur consentement papier et cliquez sur « Envoyer le formulaire de consentement » (Einwilligung setzen). Les modèles papier imprimables en anglais et en allemand sont liés directement en bas de la page.