Προσθήκη και διαχείριση εκδοτών
Αυτό το έγγραφο περιγράφει τη ροή εργασιών και τις επιλογές διαμόρφωσης που είναι διαθέσιμες κατά τη δημιουργία και τη διαχείριση εκδοτών ως συντονιστής ημερολογίου στην περιοχή διαχείρισης.
Ροή εργασιών
Βήμα 1: Επαλήθευση email
Κατά την προσθήκη ενός νέου εκδότη, ο συντονιστής πρέπει πρώτα να εισαγάγει τη διεύθυνση email του εκδότη στο "Βήμα 1". Στη συνέχεια, το σύστημα ελέγχει αυτό το email σε σχέση με την παγκόσμια βάση δεδομένων.
Ανάλογα με την κατάσταση του εισαγόμενου email, πραγματοποιούνται διάφορες ενέργειες:
- 1. Το email δεν υπάρχει: Ο συντονιστής προωθείται απρόσκοπτα στο "Βήμα 2" για να εισαγάγει όλα τα προσωπικά στοιχεία (Όνομα, Φύλο, Εκκλησία) για έναν εντελώς νέο λογαριασμό.
- 2. Το email υπάρχει ήδη στο τρέχον ημερολόγιο: Το σύστημα εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος που δηλώνει ότι ο εκδότης είναι ήδη μέρος αυτού του ημερολογίου. Ο συντονιστής μπορεί να ακυρώσει ή να επανεκκινήσει τη διαδικασία.
- 3. Το email υπάρχει σε άλλο ημερολόγιο: Το σύστημα εντοπίζει ότι ο χρήστης έχει ήδη λογαριασμό αλλού. Αντί να δημιουργήσει έναν διπλότυπο λογαριασμό, ζητείται από τον συντονιστή να στείλει μια πρόσκληση στον υπάρχοντα χρήστη. Ο χρήστης θα λάβει ένα email και θα μπορεί να συνδεθεί στο νέο ημερολόγιο χωρίς να χρειάζεται νέο κωδικό πρόσβασης.
Δημιουργία εκδότη χωρίς email
Εάν ένας εκδότης δεν έχει διεύθυνση email, ο συντονιστής μπορεί να παρακάμψει τον αρχικό έλεγχο email επιλέγοντας "Δημιουργία εκδότη χωρίς email".
- Νομική συμμόρφωση: Σε αυτό το σενάριο, ο συντονιστής υποχρεούται νόμιμα να ελέγξει το πλαίσιο ελέγχου "Δόθηκε συγκατάθεση για αποθήκευση δεδομένων" για να επιβεβαιώσει ότι έχει την άδεια του ατόμου εκτός σύνδεσης για την αποθήκευση των δεδομένων του.
- Περιορισμοί σύνδεσης: Οι εκδότες που έχουν δημιουργηθεί χωρίς διεύθυνση email δεν μπορούν να συνδεθούν στο σύστημα οι ίδιοι. Μπορούν να προγραμματιστούν για βάρδιες μόνο από τον συντονιστή και τα ονόματά τους θα εμφανίζονται απλώς στο ημερολόγιο και στις εκτυπώσεις.
Ρύθμιση νέου λογαριασμού
Μόλις αποθηκευτεί ένας νέος λογαριασμός με διεύθυνση email στο "Βήμα 2", το σύστημα στέλνει αυτόματα ένα email καλωσορίσματος που περιέχει έναν ασφαλή σύνδεσμο δημιουργίας κωδικού πρόσβασης. Αυτό διασφαλίζει ότι ο συντονιστής δεν βλέπει ή ορίζει ποτέ τον αρχικό κωδικό πρόσβασης του εκδότη.
1. Βασικές πληροφορίες
Όνομα
Αποθηκεύει το όνομα του εκδότη. Χρησιμοποιείται ως το κύριο αναγνωριστικό μαζί με το επώνυμο για λίστες αναγνώσιμες από τον άνθρωπο.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εμφανίζεται στον πίνακα εκδότη του πίνακα ελέγχου διαχειριστή, στο πλέγμα κρατήσεων του δημόσιου ημερολογίου κατά την κράτηση μιας βάρδιας και στον χαιρετισμό των αυτοματοποιημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. υπενθυμίσεις βάρδιας) που αποστέλλονται στον εκδότη.
Επώνυμο
Αποθηκεύει το επώνυμο του εκδότη.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εμφανίζεται μαζί με το όνομα στη λίστα εκδοτών του πίνακα ελέγχου διαχειριστή, στην εκτύπωση PDF των χρονοδιαγραμμάτων και στην προβολή του δημόσιου ημερολογίου όταν κάνετε κλικ σε μια αλλαγή για να δείτε τους συμμετέχοντες.
Γένος
Καθορίζει το τιμητικό/φύλο (Αδελφός/Αδελφή) για τον εκδότη. Αυτό χρησιμοποιείται για τη σωστή αντιμετώπισή τους ή την κατηγοριοποίησή τους σε αναφορές.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Επηρεάζει τα τιμητικά προθέματα που εμφανίζονται στα αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται στον εκδότη και είναι ορατά στην επισκόπηση λεπτομερειών εκδότη στον πίνακα ελέγχου διαχειριστή.
Εκκλησία
Συνδέει τον εκδότη με μια συγκεκριμένη εκκλησία εντός του συστήματος.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εμφανίζεται στην ενότητα λεπτομερειών εκδότη στον πίνακα ελέγχου διαχειριστή και χρησιμοποιείται για το φιλτράρισμα των εκδοτών κατά τη δημιουργία αναφορών εκτύπωσης PDF για συγκεκριμένες εκκλησίες.
2. Στοιχεία επικοινωνίας
Διεύθυνση email του Διακωμολόγου
Λειτουργεί ως το αναγνωριστικό σύνδεσης και το κύριο κανάλι για ειδοποιήσεις συστήματος. Μπορεί να είναι υποχρεωτικό (Βήμα 1) ή προαιρετικό (Βήμα 2 εάν δημιουργήθηκε χωρίς email).
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Χρησιμοποιείται από το σύστημα για την αποστολή email επιβεβαίωσης, συνδέσμους επαναφοράς κωδικού πρόσβασης και τη μεταφορά υπενθυμίσεων στον εκδότη. Εμφανίζεται στον πίνακα εκδότη του πίνακα ελέγχου διαχειριστή για να τον δουν οι συντονιστές.
Αριθμός τηλεφώνου
Αποθηκεύει τον αριθμό σταθερού τηλεφώνου του εκδότη, χωρισμένο σε κωδικό χώρας και τοπικό αριθμό.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εμφανίζεται σε άλλους εκδότες στην προβολή δημόσιου ημερολογίου όταν κάνετε κλικ σε μια μετατόπιση (αν το επιτρέπουν οι ρυθμίσεις απορρήτου) και στον κατάλογο εκδοτών στον πίνακα ελέγχου διαχειριστή.
Κινητό
Αποθηκεύει τον αριθμό του κινητού τηλεφώνου. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν οι ρυθμίσεις ημερολογίου ενεργοποιούν ρητά τους αριθμούς κινητών τηλεφώνων.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εμφανίζεται στην προβολή του δημόσιου ημερολογίου όταν κάνετε κλικ σε μια αλλαγή, ώστε οι άλλοι συμμετέχοντες να μπορούν να επικοινωνούν μέσω εφαρμογών για κινητά ή συνομιλίας και στη λίστα εκδοτών του πίνακα ελέγχου διαχειριστή.
3. Ρυθμίσεις απορρήτου
Έχεις δώσει έγκριση για αποθήκευση δεδομένων
Ένα υποχρεωτικό πλαίσιο ελέγχου κατά τη δημιουργία ενός εκδότη χωρίς διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που επαληθεύει ότι ο συντονιστής έχει λάβει τη συγκατάθεση εκτός σύνδεσης για την αποθήκευση των δεδομένων του ατόμου.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εμφανίζεται μόνο κατά τη διαδικασία δημιουργίας εκδότη στην περιοχή διαχειριστή όταν ακολουθείται η διαδρομή "χωρίς email". Εξασφαλίζει τη νομική συμμόρφωση πριν αποθηκευτεί η εγγραφή στη βάση δεδομένων.
4. Ρόλοι & δικαιώματα ημερολογίου
Ενεργός στο ημερολόγιο
Μια εναλλαγή που καθορίζει εάν ο εκδότης έχει επί του παρόντος άδεια πρόσβασης και συμμετοχής στο συγκεκριμένο ημερολόγιο.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εάν είναι απενεργοποιημένο, ο εκδότης δεν μπορεί να συνδεθεί αμέσως σε αυτό το ημερολόγιο ή να το δει στο αναπτυσσόμενο μενού επιλογής ημερολογίου. Οι προηγούμενες βάρδιές τους παραμένουν στην εκτύπωση PDF.
Ρόλοι στο ημερολόγιο
Εκχωρεί λειτουργικούς ρόλους (π.χ. Ρύθμιση καλαθιού, Οδηγός) στον εκδότη, προσδιορίζοντας τους τύπους βάρδιων που είναι κατάλληλος για κράτηση.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Περιορισμοί που μετατοπίζουν ο εκδότης μπορεί να κάνει κλικ στην προβολή του δημόσιου ημερολογίου. Οι ρόλοι εμφανίζονται επίσης ως σήματα δίπλα στο όνομα του εκδότη στον πίνακα εκδότη του πίνακα ελέγχου διαχειριστή.
Διαχείριση ετικετών εκδότη
Επιτρέπει στους συντονιστές να εκχωρούν προσαρμοσμένες ετικέτες οργάνωσης στον εκδότη για ευκολότερη ομαδοποίηση και φιλτράρισμα.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Εμφανίζεται στην πλαϊνή γραμμή φιλτραρίσματος του πίνακα ελέγχου διαχειριστή και στην προβολή λεπτομερειών εκδότη. Δεν είναι ορατό στους τυπικούς εκδότες στο δημόσιο ημερολόγιο.
Δικαίωμα χρήστη
Καθορίζει το επίπεδο αδειών του εκδότη (π.χ. Standard Publisher, Coordinator, Viewer).
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Επηρεάζει το μενού πλοήγησης. Οι συντονιστές θα βλέπουν τον σύνδεσμο «Διαχειριστής» στην επάνω γραμμή πλοήγησης, ενώ οι τυπικοί εκδότες θα βλέπουν μόνο τη δημόσια προβολή ημερολογίου.
Ημερομηνία λήξης
Προαιρετικά προγραμματίζει μια αυτόματη κατάργηση της πρόσβασης του εκδότη στο ημερολόγιο σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.
Πού εμφανίζεται / Εφέ:
Αξιολογήθηκε κατά την προσπάθεια σύνδεσης του εκδότη. Μόλις παρέλθει η ημερομηνία, θα λάβουν ένα μήνυμα σφάλματος στη σελίδα σύνδεσης και δεν θα βλέπουν πλέον το ημερολόγιο στο αναπτυσσόμενο μενού τους.