Julkaisijoiden lisääminen ja hallinta
Tässä asiakirjassa esitellään työnkulku- ja määritysvaihtoehdot, jotka ovat käytettävissä luotaessa ja hallittaessa julkaisijoita järjestelmänvalvojan kalenterin koordinaattorina.
Työnkulku
Vaihe 1: Sähköpostin vahvistus
Kun lisäät uutta julkaisijaa, koordinaattorin on ensin syötettävä julkaisijan sähköpostiosoite "Vaiheessa 1". Sitten järjestelmä vertaa tämän sähköpostin maailmanlaajuiseen tietokantaan.
Syötetyn sähköpostin tilan perusteella tapahtuu erilaisia toimintoja:
- 1. Sähköpostiosoitetta ei ole olemassa: Koordinaattori ohjataan saumattomasti "vaiheeseen 2" syöttämään kaikki henkilökohtaiset tiedot (nimi, sukupuoli, seurakunta) täysin uudelle tilille.
- 2. Sähköposti on jo olemassa nykyisessä kalenterissa: Järjestelmä näyttää virheilmoituksen, jonka mukaan julkaisija on jo osa tätä kalenteria. Koordinaattori voi peruuttaa prosessin tai aloittaa sen uudelleen.
- 3. Sähköposti on olemassa toisessa kalenterissa: Järjestelmä havaitsee, että käyttäjällä on jo tili muualla. Päällekkäisen tilin luomisen sijaan koordinaattoria pyydetään lähettämään kutsu olemassa olevalle käyttäjälle. Käyttäjä saa sähköpostin ja voi muodostaa yhteyden uuteen kalenteriin ilman uutta salasanaa.
Vaihtoehto: Kustantajan itserekisteröityminen
Tilien manuaalisen luomisen sijaan koordinaattorit voivat jakaa yksilöllisen itserekisteröitymislinkin. Julkaisijat voivat napsauttaa linkkiä, syöttää nimensä ja yhteystietonsa sekä rekisteröityä. Koordinaattorin tarvitsee sitten vain tarkistaa ja aktivoida tilinsä.
Julkaisijan luominen ilman sähköpostia
Jos julkaisijalla ei ole sähköpostiosoitetta, koordinaattori voi ohittaa ensimmäisen sähköpostin tarkistuksen valitsemalla "Luo julkaisija ilman sähköpostia".
- Lainmukaisuus: Tässä skenaariossa koordinaattori on lain mukaan velvollinen valitsemaan "Suostumus tietojen tallentamiseen" -valintaruutu varmistaakseen, että hänellä on henkilön offline-oikeus tallentaa tietojaan.
- Kirjautumisrajoitukset: Ilman sähköpostiosoitetta luodut julkaisijat eivät voi itse kirjautua järjestelmään. Vain koordinaattori voi ajoittaa heidät vuoroihin, ja heidän nimensä näkyvät kalenterissa ja tulosteissa.
Uuden tilin luominen
Kun uusi tili sähköpostiosoitteella on tallennettu "Vaiheessa 2", järjestelmä lähettää automaattisesti tervetuloviestin, joka sisältää suojatun salasanan luomislinkin. Tämä varmistaa, että koordinaattori ei koskaan näe tai aseta julkaisijan alkuperäistä salasanaa.
1. Perustiedot
Etunimi
Tallentaa julkaisijan etunimen. Käytetään ensisijaisena tunnisteena sukunimen rinnalla ihmisen luettavissa luetteloissa.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Näkyy järjestelmänvalvojan hallintapaneelin julkaisijataulukossa, julkisessa kalenterin varausruudukossa, kun työvuoro on varattu, ja julkaisijalle lähetettyjen automaattisten sähköpostien (esim. vuoromuistutusten) tervehdyksessä.
Sukunimi
Tallentaa kustantajan sukunimen.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Näytetään etunimen rinnalla järjestelmänvalvojan hallintapaneelin julkaisijoiden luettelossa, aikataulujen PDF-tulosteessa ja julkisessa kalenterinäkymässä, kun vuoroa napsautetaan nähdäksesi osallistujat.
Sukupuoli
Määrittää julkaisijan kunnian/sukupuolen (veli/sisar). Tätä käytetään käsittelemään niitä oikein tai luokittelemaan ne raporteissa.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Vaikuttaa julkaisijalle lähetetyissä automaattisissa sähköpostiviesteissä näkyviin kunniaetuliitteisiin, ja ne näkyvät julkaisijan tietojen yleiskatsauksessa järjestelmänvalvojan hallintapaneelissa.
Seurakunta
Linkittää julkaisijan tiettyyn seurakuntaan järjestelmän sisällä.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Näytetään järjestelmänvalvojan hallintapaneelin julkaisijan tiedot -osiossa, ja sitä käytetään julkaisijoiden suodattamiseen luotaessa PDF-tulostusraportteja tietyille seurakunnille.
2. Yhteystiedot
Julkaisijan sähköpostiosoite.
Toimii sisäänkirjautumistunnuksena ja ensisijaisena kanavana järjestelmäilmoituksille. Se voi olla pakollinen (vaihe 1) tai valinnainen (vaihe 2, jos se on luotu ilman sähköpostia).
Missä se näkyy / Vaikutus:
Järjestelmä käyttää tätä vahvistussähköpostien, salasanan palautuslinkkien ja vaihtomuistutusten lähettämiseen julkaisijalle. Näytetään järjestelmänvalvojan hallintapaneelin julkaisijataulukossa koordinaattoreiden nähtäväksi.
Puhelinnumero
Tallentaa julkaisijan lankapuhelinnumeron, eroteltuna maakoodiin ja paikallisnumeroihin.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Näytetään muille julkaisijoille julkisessa kalenterinäkymässä, kun vuoroa napsautetaan (jos tietosuoja-asetukset sen sallivat) ja järjestelmänvalvojan hallintapaneelin julkaisijahakemistossa.
Matkapuhelin
Tallentaa matkapuhelinnumeron. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos kalenteriasetukset sallivat matkapuhelinnumerot.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Näytetään julkisessa kalenterinäkymässä, kun vuoroa napsautetaan, jotta muut osallistujat voivat kommunikoida mobiili- tai chat-sovellusten kautta, sekä järjestelmänvalvojan hallintapaneelin julkaisijoiden luettelossa.
3. Yksityisyysasetukset
Suostumus tietojen tallentamiseen on annettu
Pakollinen valintaruutu luotaessa julkaisijaa ilman sähköpostiosoitetta, jolla varmistetaan, että koordinaattori on saanut offline-luvan henkilön tietojen tallentamiseen.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Näytetään vain julkaisijan luomisprosessin aikana järjestelmänvalvojan alueella, kun käytetään polkua "ilman sähköpostia". Se varmistaa lainmukaisuuden ennen tietueen tallentamista tietokantaan.
4. Kalenterin roolit ja oikeudet
Aktiivinen kalenterissa
Kytkin, joka määrittää, saako julkaisija tällä hetkellä käyttää tiettyä kalenteria ja osallistua siihen.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Jos se ei ole käytössä, julkaisijaa estetään välittömästi kirjautumasta tähän kalenteriin tai näkemästä sitä kalenterivalintansa avattavassa valikossa. Heidän aiemmat työnsä pysyvät PDF-tulosteessa.
Roolit kalenterissa
Määrittää julkaisijalle toiminnallisia rooleja (esim. ostoskorin asetukset, kuljettaja) ja määrittää, minkä tyyppisiä työvuoroja he ovat oikeutettuja varaamaan.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Julkaisija voi napsauttaa julkista kalenterinäkymää rajoittaa vuoroja. Roolit näkyvät myös merkkeinä julkaisijan nimen vieressä hallintapaneelin julkaisijataulukossa.
Hallinnoi julkaisijatunnisteita
Koordinaattorit voivat määrittää julkaisijalle mukautettuja organisaatiotunnisteita ryhmittelyn ja suodatuksen helpottamiseksi.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Näkyy järjestelmänvalvojan hallintapaneelin suodatussivupalkissa ja julkaisijan tietonäkymässä. Ei näy julkisessa kalenterissa oleville tavallisille julkaisijoille.
Käyttäjän oikeus
Määrittää julkaisijan käyttöoikeustason (esim. tavallinen julkaisija, koordinaattori, katsoja).
Missä se näkyy / Vaikutus:
Vaikuttaa navigointivalikkoon. Koordinaattorit näkevät ylänavigointipalkissa Admin-linkin, kun taas tavalliset julkaisijat näkevät vain julkisen kalenterin näkymän.
Päättymispäivä
Vaihtoehtoisesti ajoittaa julkaisijan kalenterin käyttöoikeuden automaattisen poistamisen tiettynä päivänä.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Arvioitu julkaisijan kirjautumisyrityksen aikana. Kun päivämäärä on kulunut, he saavat virheilmoituksen kirjautumissivulle, eivätkä he enää näe kalenteria avattavassa valikossa.
Suojattu kirjautuminen (salasanat ja Google OAuth)
Julkaisijat ja koordinaattorit voivat kirjautua sisään turvallisesti käyttämällä salasanattomia salasanoja tai linkittämällä Google-tilinsä.
Salasanat (WebAuthn)
Mahdollistaa käyttäjien kirjautua sisään turvallisesti ilman salasanaa. Se käyttää biometrisiä ominaisuuksia (kuten sormenjälkiä tai kasvojentunnistusta) tai laitteiston suojausavaimia, jotka on rekisteröity käyttäjän laitteelle.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Käyttäjät voivat rekisteröityä ja hallita turvalaitteitaan henkilökohtaisen profiilinsa asetuksista. Kun laite on rekisteröity, he voivat valita kirjautumissivulta "Kirjaudu sisään salasanalla".
Google-kirjautuminen (sosiaalinen todennus)
Antaa käyttäjien linkittää Google-tilinsä kertakirjautumista (SSO) varten, mikä mahdollistaa nopean ja turvallisen käytön ilman erillistä PW-TOOLS-salasanaa.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Käyttäjät voivat linkittää Google-tilinsä kirjautumissivulla tai henkilökohtaisen profiilinsa asetuksissa.
6.4 Tietosuojan tarkistus
Koordinaattorit voivat tarkastaa julkaisijoiden suostumuksen noudattamisen Datenschutz-Checkup-hallintapaneelin avulla ja kirjata manuaalisesti paperilomakkeita lähettäneiden julkaisijoiden suostumuksen.
Suostumuksen tilan tarkastaminen
Näyttää, onko julkaisija antanut suostumuksen tietojen tallentamiseen ja onko heillä aktiivinen käyttäjätunnus.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Koordinaattorit pääsevät hallinta-alueen Datenschutz-Checkup-kohdassa olevaan tarkistuksen hallintapaneeliin, joka korostaa puuttuvat suostumukset ja hälytystilan.
Manuaalinen nauhoitus suostumus
Sallii koordinaattoreiden tallentaa manuaalisesti tietosuojasuostumuksen julkaisijoille, jotka lähettävät allekirjoitetun fyysisen paperilomakkeen, aktivoimalla käyttöoikeutensa välittömästi ja nollaamalla mahdolliset poistomerkinnät.
Missä se näkyy / Vaikutus:
Valitse paperillisen suostumuksen antaneiden julkaisijoiden valintaruudut ja napsauta Lähetä suostumuslomake (Einwilligung setzen). Tulostettavat paperimallit englanniksi ja saksaksi ovat linkitetty suoraan sivun alareunaan.