Lägga till och hantera publicister

Det här dokumentet beskriver arbetsflödet och konfigurationsalternativen som är tillgängliga när du skapar och hanterar utgivare som kalenderkoordinator i administratörsområdet.

Arbetsflöde

Steg 1: E-postverifiering

När du lägger till en ny utgivare måste samordnaren först ange utgivarens e-postadress i "Steg 1". Systemet kontrollerar sedan denna e-post mot den globala databasen.

Baserat på statusen för det angivna e-postmeddelandet inträffar olika åtgärder:

1. E-post finns inte: Koordinatorn vidarebefordras sömlöst till "Steg 2" för att ange alla personliga uppgifter (namn, kön, församling) för ett helt nytt konto.
2. E-post finns redan i den aktuella kalendern: Systemet visar ett felmeddelande om att utgivaren redan är en del av denna kalender. Samordnaren kan avbryta eller starta om processen.
3. E-post finns i en annan kalender: Systemet upptäcker att användaren redan har ett konto någon annanstans. Istället för att skapa ett dubblettkonto uppmanas koordinatorn att skicka en inbjudan till den befintliga användaren. Användaren kommer att få ett e-postmeddelande och kan ansluta till den nya kalendern utan att behöva ett nytt lösenord.

Skapa en utgivare utan e-post

Om en utgivare inte har en e-postadress kan samordnaren kringgå den första e-postkontrollen genom att välja "Skapa utgivare utan e-post".

Laglig efterlevnad: I det här scenariot är samordnaren juridiskt skyldig att markera kryssrutan "Samtycke till datalagring ges" för att bekräfta att de har personens offlinebehörighet att lagra sina data.
Inloggningsbegränsningar: Utgivare som skapats utan e-postadress kan inte själva logga in i systemet. De kan endast schemaläggas för skift av samordnaren, och deras namn kommer helt enkelt att visas i kalendern och utskrifter.

Skapa ett nytt konto

När ett nytt konto med en e-postadress har sparats i "Steg 2" skickar systemet automatiskt ett välkomstmail som innehåller en säker länk för att skapa lösenord. Detta säkerställer att samordnaren aldrig ser eller ställer in utgivarens initiala lösenord.

1. Grundläggande information

förnamn

Vad det gör:

Lagrar förlagets förnamn. Används som primär identifierare tillsammans med efternamnet för läsbara listor.

Var det visas / Effekt:

Visas i utgivartabellen för administratörspanelen, i det offentliga kalenderreservationsrutnätet när ett skift bokas och i hälsningen i automatiska e-postmeddelanden (t.ex. skiftpåminnelser) som skickas till utgivaren.

efternamn

Vad det gör:

Lagrar förlagets efternamn.

Var det visas / Effekt:

Visas bredvid förnamnet i utgivarlistan för administratörsinstrumentpanelen, på PDF-utskriften av scheman och i den offentliga kalendervyn när du klickar på ett skift för att se deltagare.

kön

Vad det gör:

Definierar hedersbetyget/könet (bror/syster) för förlaget. Detta används för att korrekt adressera dem eller kategorisera dem i rapporter.

Var det visas / Effekt:

Påverkar de hedersprefix som visas i automatiska e-postmeddelanden som skickas till utgivaren och kan ses i översikten över utgivarens detaljer i administratörspanelen.

Församling

Vad det gör:

Länkar förlaget till en specifik församling inom systemet.

Var det visas / Effekt:

Visas i avsnittet för utgivardetaljer i administratörspanelen och används för att filtrera utgivare när PDF-utskriftsrapporter genereras för specifika församlingar.

2. Kontaktinformation

E-postadress för förkunnaren

Vad det gör:

Fungerar som inloggningsidentifierare och den primära kanalen för systemmeddelanden. Det kan vara obligatoriskt (steg 1) eller valfritt (steg 2 om det skapas utan e-post).

Var det visas / Effekt:

Används av systemet för att skicka bekräftelsemail, länkar för återställning av lösenord och skiftpåminnelser till utgivaren. Visas i utgivartabellen för administratörsinstrumentpanelen för samordnare att se.

Telefonnummer

Vad det gör:

Lagrar utgivarens fasta telefonnummer, uppdelat i landskod och lokalt nummer.

Var det visas / Effekt:

Visas för andra utgivare i den offentliga kalendervyn när du klickar på ett skift (om sekretessinställningarna tillåter det) och i utgivarkatalogen i administratörsinstrumentpanelen.

Praktisk

Vad det gör:

Lagrar mobilnumret. Det här alternativet är endast tillgängligt om kalenderinställningarna uttryckligen aktiverar mobilnummer.

Var det visas / Effekt:

Visas i den offentliga kalendervyn när du klickar på ett skift så att andra deltagare kan kommunicera via mobil- eller chattappar och i utgivarlistan för administratörsinstrumentpanelen.

3. Sekretessinställningar

Samtycke till datalagring finns

Vad det gör:

En obligatorisk kryssruta när du skapar en utgivare utan e-postadress, som verifierar att samordnaren har erhållit offlinetillstånd att lagra personens data.

Var det visas / Effekt:

Visas endast under processen för att skapa utgivare i administratörsområdet när sökvägen "utan e-post" tas. Det säkerställer laglig efterlevnad innan posten sparas i databasen.

4. Kalenderroller och rättigheter

Aktiv i kalendern

Vad det gör:

En växling som avgör om utgivaren för närvarande har tillåtelse att komma åt och delta i den specifika kalendern.

Var det visas / Effekt:

Om det är inaktiverat hindras utgivaren omedelbart från att logga in på den här kalendern eller se den i rullgardinsmenyn för val av kalender. Deras tidigare skift finns kvar på PDF-utskriften.

Roller i kalendern

Vad det gör:

Tilldelar funktionella roller (t.ex. Cart Setup, Driver) till utgivaren och bestämmer vilka typer av skift de är kvalificerade att reservera.

Var det visas / Effekt:

Begränsar vilka skift som utgivaren kan klicka på i den offentliga kalendervyn. Rollerna visas också som märken bredvid utgivarens namn i utgivartabellen för administratörsinstrumentpanelen.

Hantera utgivartaggar

Vad det gör:

Tillåter samordnare att tilldela anpassade organisationstaggar till utgivaren för enklare gruppering och filtrering.

Var det visas / Effekt:

Visas i sidofältet för filtrering på administratörsinstrumentpanelen och i utgivarinformationsvyn. Inte synligt för standardutgivare i den offentliga kalendern.

Användarrätt

Vad det gör:

Bestämmer behörighetsnivån för utgivaren (t.ex. Standardutgivare, Koordinator, Viewer).

Var det visas / Effekt:

Påverkar navigeringsmenyn. Koordinatorer kommer att se "Admin"-länken i det övre navigeringsfältet, medan standardutgivare bara ser den offentliga kalendervyn.

Slutdatum

Vad det gör:

Schemalägger valfritt en automatisk borttagning av utgivarens åtkomst till kalendern på ett visst datum.

Var det visas / Effekt:

Utvärderas under utgivarens inloggningsförsök. När datumet har passerat kommer de att få ett felmeddelande på inloggningssidan och kommer inte längre att se kalendern i sin rullgardinsmeny.