Dodawanie wydawców i zarządzanie nimi
W tym dokumencie opisano przepływ pracy i opcje konfiguracji dostępne podczas tworzenia wydawców i zarządzania nimi jako koordynator kalendarza w obszarze administracyjnym.
Przepływ pracy
Krok 1: Weryfikacja e-mailem
Dodając nowego wydawcę, koordynator musi najpierw wpisać adres e-mail wydawcy w „Kroku 1”. Następnie system sprawdza tę wiadomość e-mail w globalnej bazie danych.
W zależności od statusu wprowadzonego adresu e-mail podejmowane są różne działania:
- 1. E-mail nie istnieje: Koordynator zostaje płynnie przekierowany do „Kroku 2”, w którym należy wprowadzić wszystkie dane osobowe (imię i nazwisko, płeć, kongregacja) dla zupełnie nowego konta.
- 2. Adres e-mail już istnieje w bieżącym kalendarzu: System wyświetla komunikat o błędzie informujący, że wydawca jest już częścią tego kalendarza. Koordynator może anulować lub wznowić proces.
- 3. E-mail istnieje w innym kalendarzu: System wykrywa, że użytkownik posiada już konto w innym miejscu. Zamiast tworzyć duplikat konta, koordynator jest proszony o wysłanie Zaproszenia do istniejącego użytkownika. Użytkownik otrzyma wiadomość e-mail i będzie mógł połączyć się z nowym kalendarzem bez konieczności podawania nowego hasła.
Tworzenie wydawcy bez e-maila
Jeśli wydawca nie posiada adresu e-mail, koordynator może ominąć wstępną kontrolę adresu e-mail, wybierając opcję „Utwórz wydawcę bez adresu e-mail”.
- Zgodność z prawem: W tym scenariuszu koordynator jest prawnie zobowiązany do zaznaczenia pola wyboru „Wyrażono zgodę na przechowywanie danych”, aby potwierdzić, że ma pozwolenie danej osoby na przechowywanie jej danych w trybie offline.
- Ograniczenia logowania: Wydawcy utworzeni bez adresu e-mail nie mogą samodzielnie zalogować się do systemu. Na zmiany może je przypisać jedynie koordynator, a ich nazwiska po prostu pojawią się w kalendarzu i na wydrukach.
Zakładanie nowego konta
Po zapisaniu nowego konta z adresem e-mail w „Kroku 2” system automatycznie wysyła wiadomość powitalną zawierającą link do wygenerowania bezpiecznego hasła. Dzięki temu koordynator nigdy nie zobaczy ani nie ustawi początkowego hasła wydawcy.
1. Informacje podstawowe
Imię
Przechowuje imię i nazwisko wydawcy. Używany jako podstawowy identyfikator obok nazwiska w przypadku list czytelnych dla człowieka.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wyświetlana w tabeli wydawców w panelu administracyjnym, w publicznej siatce rezerwacji kalendarza, gdy zarezerwowana jest zmiana, oraz w powitaniu automatycznych e-maili (np. przypomnień o zmianach) wysyłanych do wydawcy.
Nazwisko
Przechowuje nazwisko wydawcy.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wyświetlane obok imienia na liście wydawców w panelu administracyjnym, na wydruku harmonogramów w formacie PDF oraz w widoku kalendarza publicznego po kliknięciu zmiany w celu wyświetlenia uczestników.
Płeć
Określa honor/płeć (brat/siostra) wydawcy. Służy to do prawidłowego adresowania ich lub kategoryzowania w raportach.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wpływa na prefiksy honorowe wyświetlane w automatycznych e-mailach wysyłanych do wydawcy i można je zobaczyć w przeglądzie szczegółów wydawcy w panelu administracyjnym.
Zbór
Łączy wydawcę z konkretnym zborem w systemie.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wyświetlane w sekcji szczegółów wydawcy w panelu administracyjnym i używane do filtrowania wydawców podczas generowania raportów wydruków w formacie PDF dla określonych zborów.
2. Informacje kontaktowe
Adres e‑mail publikatora
Pełni funkcję identyfikatora logowania i głównego kanału powiadomień systemowych. Może być obowiązkowy (krok 1) lub opcjonalny (krok 2, jeśli został utworzony bez poczty elektronicznej).
Gdzie się pojawia / Efekt:
Używany przez system do wysyłania e-maili z potwierdzeniem, linków do resetowania hasła i przypomnień o zmianach do wydawcy. Wyświetlana w tabeli wydawców panelu administracyjnego, widoczna dla koordynatorów.
Numer telefonu
Przechowuje numer telefonu stacjonarnego wydawcy, podzielony na kod kraju i numer lokalny.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Pokazywane innym wydawcom w widoku kalendarza publicznego po kliknięciu zmiany (jeśli pozwalają na to ustawienia prywatności) oraz w katalogu wydawcy w panelu administracyjnym.
Tel. komórkowy
Przechowuje numer telefonu komórkowego. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy w ustawieniach kalendarza wyraźnie włączono numery komórkowe.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wyświetlane w widoku kalendarza publicznego po kliknięciu zmiany, dzięki czemu inni uczestnicy mogą komunikować się za pośrednictwem aplikacji mobilnych lub czatów, a także na liście wydawców w panelu administracyjnym.
3. Ustawienia prywatności
Zgoda na przechowywanie danych już istnieje
Obowiązkowy checkbox przy tworzeniu wydawcy bez adresu e-mail, sprawdzający czy koordynator uzyskał zgodę offline na przechowywanie danych danej osoby.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wyświetlane tylko podczas procesu tworzenia wydawcy w obszarze administracyjnym, gdy wybrana jest ścieżka „bez e-maila”. Zapewnia zgodność z prawem zanim zapis zostanie zapisany w bazie danych.
4. Role i prawa Kalendarza
Aktywny w kalendarzu
Przełącznik określający, czy wydawca może obecnie uzyskać dostęp do określonego kalendarza i w nim uczestniczyć.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Jeśli ta opcja jest wyłączona, wydawca natychmiast nie będzie mógł zalogować się do tego kalendarza ani wyświetlić go na liście rozwijanej wyboru kalendarza. Ich poprzednie zmiany pozostają na wydruku PDF.
Role w kalendarzu
Przypisuje wydawcy role funkcjonalne (np. konfiguracja koszyka, kierowca), określając, jakie rodzaje zmian może on zarezerwować.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Ogranicza zmiany, które wydawca może kliknąć w widoku kalendarza publicznego. Role są również wyświetlane jako plakietki obok nazwy wydawcy w tabeli wydawców w panelu administracyjnym.
Zarządzaj tagami wydawcy
Umożliwia koordynatorom przypisywanie wydawcy niestandardowych tagów organizacyjnych w celu łatwiejszego grupowania i filtrowania.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wyświetlane na pasku bocznym filtrowania panelu administracyjnego i w widoku szczegółów wydawcy. Niewidoczne dla standardowych wydawców w kalendarzu publicznym.
Uprawnienia użytkownika
Określa poziom uprawnień wydawcy (np. wydawca standardowy, koordynator, przeglądający).
Gdzie się pojawia / Efekt:
Wpływa na menu nawigacji. Koordynatorzy zobaczą link „Administracja” na górnym pasku nawigacyjnym, podczas gdy wydawcy standardowi będą widzieć tylko widok kalendarza publicznego.
Data końcowa
Opcjonalnie planuje automatyczne usunięcie dostępu wydawcy do kalendarza w określonym dniu.
Gdzie się pojawia / Efekt:
Oceniane podczas próby zalogowania się wydawcy. Gdy data minie, na stronie logowania wyświetli się komunikat o błędzie i kalendarz nie będzie już widoczny na liście rozwijanej.