Uitgevers toevoegen en beheren
Dit document schetst de workflow- en configuratieopties die beschikbaar zijn bij het aanmaken en beheren van uitgevers als agendacoördinator in het admin-gebied.
Werkstroom
Stap 1: E-mailverificatie
Bij het toevoegen van een nieuwe uitgever moet de coördinator eerst het e-mailadres van de uitgever invoeren in "Stap 1". Het systeem vergelijkt deze e-mail vervolgens met de globale database.
Op basis van de status van de ingevoerde e-mail vinden verschillende acties plaats:
- 1. E-mail bestaat niet: De coördinator wordt naadloos doorgestuurd naar "Stap 2" om alle persoonlijke gegevens (Naam, Geslacht, Gemeente) in te voeren voor een volledig nieuw account.
- 2. E-mail bestaat al in de huidige agenda: Het systeem geeft een foutmelding weer waarin staat dat de uitgever al deel uitmaakt van deze kalender. De coördinator kan het proces annuleren of opnieuw starten.
- 3. E-mail bestaat in een andere agenda: Het systeem detecteert dat de gebruiker elders al een account heeft. In plaats van een dubbel account aan te maken, wordt de coördinator gevraagd een uitnodiging naar de bestaande gebruiker te sturen. De gebruiker ontvangt een e-mail en kan verbinding maken met de nieuwe agenda zonder dat hij een nieuw wachtwoord nodig heeft.
Een uitgever maken zonder e-mail
Als een uitgever geen e-mailadres heeft, kan de coördinator de initiële e-mailcontrole omzeilen door 'Uitgever aanmaken zonder e-mail' te selecteren.
- Wettelijke naleving: In dit scenario is de coördinator wettelijk verplicht om het selectievakje 'Toestemming voor gegevensopslag gegeven' aan te vinken om te bevestigen dat hij de offline toestemming van de persoon heeft om zijn gegevens op te slaan.
- Inlogbeperkingen: Uitgevers die zonder e-mailadres zijn aangemaakt, kunnen niet zelf inloggen op het systeem. Ze kunnen alleen door de coördinator worden ingeroosterd voor diensten en hun namen verschijnen gewoon op de kalender en op de afdrukken.
Een nieuw account instellen
Zodra een nieuw account met een e-mailadres is opgeslagen in "Stap 2", verzendt het systeem automatisch een welkomstmail met daarin een link voor het genereren van een veilig wachtwoord. Dit zorgt ervoor dat de coördinator nooit het initiële wachtwoord van de uitgever ziet of instelt.
1. Basisinformatie
Voornaam
Slaat de voornaam van de uitgever op. Wordt gebruikt als de primaire identificatie naast de achternaam voor voor mensen leesbare lijsten.
Waar het verschijnt / Effect:
Getoond in de uitgeverstabel op het beheerdersdashboard, op het reserveringsraster van de openbare agenda wanneer een dienst is geboekt, en in de begroeting van geautomatiseerde e-mails (bijvoorbeeld dienstherinneringen) die naar de uitgever worden verzonden.
Achternaam
Slaat de achternaam van de uitgever op.
Waar het verschijnt / Effect:
Wordt weergegeven naast de voornaam in de uitgeverslijst van het beheerdersdashboard, op de PDF-afdruk van roosters en in de openbare agendaweergave wanneer u op een dienst klikt om deelnemers te zien.
Geslacht
Definieert de eretitel/het geslacht (broer/zus) voor de uitgever. Dit wordt gebruikt om ze op de juiste manier te adresseren of te categoriseren in rapporten.
Waar het verschijnt / Effect:
Heeft invloed op de eervolle voorvoegsels die worden weergegeven in geautomatiseerde e-mails die naar de uitgever worden verzonden en die u kunt zien in het overzicht met uitgeversdetails in het beheerdersdashboard.
Gemeente
Koppelt de uitgever aan een specifieke gemeente binnen het systeem.
Waar het verschijnt / Effect:
Wordt weergegeven in het gedeelte met uitgeversdetails in het beheerdersdashboard en wordt gebruikt om uitgevers te filteren bij het genereren van PDF-afdrukrapporten voor specifieke gemeenten.
2. Contactgegevens
E‑mail van de verkondiger
Fungeert als login-ID en primair kanaal voor systeemmeldingen. Het kan verplicht zijn (stap 1) of optioneel (stap 2 als het zonder e-mail is aangemaakt).
Waar het verschijnt / Effect:
Wordt door het systeem gebruikt om bevestigingsmails, links voor het opnieuw instellen van wachtwoorden en dienstherinneringen naar de uitgever te sturen. Wordt weergegeven in de uitgeverstabel van het beheerdersdashboard, zodat coördinatoren deze kunnen zien.
Telefoonnummer
Slaat het vaste telefoonnummer van de uitgever op, gescheiden in landcode en lokaal nummer.
Waar het verschijnt / Effect:
Getoond aan andere uitgevers in de openbare agendaweergave wanneer op een dienst wordt geklikt (als de privacy-instellingen dit toestaan) en in de uitgeversmap in het beheerdersdashboard.
Mobiel
Slaat het mobiele telefoonnummer op. Deze optie is alleen beschikbaar als de agenda-instellingen mobiele nummers expliciet inschakelen.
Waar het verschijnt / Effect:
Wordt weergegeven in de openbare agendaweergave wanneer u op een dienst klikt, zodat andere deelnemers kunnen communiceren via mobiele of chat-apps, en in de uitgeverslijst van het beheerdersdashboard.
3. Privacy-instellingen
Toestemming voor gegevensopslag is aanwezig
Een verplicht selectievakje bij het aanmaken van een uitgever zonder e-mailadres, waarmee wordt gecontroleerd of de coördinator offline toestemming heeft gekregen om de gegevens van de persoon op te slaan.
Waar het verschijnt / Effect:
Wordt alleen weergegeven tijdens het aanmaken van de uitgever in het beheerdersgedeelte, wanneer het pad 'zonder e-mail' wordt gebruikt. Het zorgt ervoor dat aan de wetgeving wordt voldaan voordat het record in de database wordt opgeslagen.
4. Agendarollen en rechten
Actief in agenda
Een schakelaar die bepaalt of de uitgever momenteel toegang heeft tot en deelneemt aan de specifieke agenda.
Waar het verschijnt / Effect:
Indien uitgeschakeld, kan de uitgever onmiddellijk niet inloggen op deze agenda of deze zien in de vervolgkeuzelijst voor agendaselectie. Hun eerdere diensten blijven op de PDF-afdruk staan.
Rollen in de kalender
Wijst functionele rollen (bijvoorbeeld winkelwagenconfiguratie, chauffeur) toe aan de uitgever en bepaalt welke soorten diensten zij mogen reserveren.
Waar het verschijnt / Effect:
Beperkt welke diensten de uitgever kan klikken op de openbare agendaweergave. De rollen worden ook weergegeven als badges naast de naam van de uitgever in de uitgeverstabel van het beheerdersdashboard.
Beheer uitgeverstags
Hiermee kunnen coördinatoren aangepaste organisatietags aan de uitgever toewijzen, zodat ze gemakkelijker kunnen worden gegroepeerd en gefilterd.
Waar het verschijnt / Effect:
Wordt weergegeven in de filterzijbalk van het beheerdersdashboard en in de weergave met uitgeversdetails. Niet zichtbaar voor standaarduitgevers op de openbare agenda.
Gebruikersrecht
Bepaalt het machtigingsniveau van de uitgever (bijvoorbeeld standaarduitgever, coördinator, kijker).
Waar het verschijnt / Effect:
Heeft invloed op het navigatiemenu. Coördinatoren zien de link 'Beheerder' in de navigatiebalk bovenaan, terwijl standaarduitgevers alleen de openbare agendaweergave zien.
Einddatum
Plant optioneel een automatische verwijdering van de toegang van de uitgever tot de agenda op een specifieke datum.
Waar het verschijnt / Effect:
Geëvalueerd tijdens de inlogpoging van de uitgever. Zodra de datum verstrijkt, krijgen ze een foutmelding op de inlogpagina en zien ze de kalender niet meer in hun vervolgkeuzelijst.