Agregar y administrar editores
Este documento describe el flujo de trabajo y las opciones de configuración disponibles al crear y administrar editores como coordinador de calendario en el área de administración.
Flujo de trabajo
Paso 1: Verificación por correo electrónico
Al agregar un nuevo editor, el coordinador primero debe ingresar la dirección de correo electrónico del editor en el "Paso 1". Luego, el sistema compara este correo electrónico con la base de datos global.
Según el estado del correo electrónico ingresado, se producen diferentes acciones:
- 1. El correo electrónico no existe: El coordinador pasa sin problemas al "Paso 2" para ingresar todos los datos personales (nombre, género, congregación) para una cuenta completamente nueva.
- 2. El correo electrónico ya existe en el calendario actual: El sistema muestra un mensaje de error indicando que el editor ya forma parte de este calendario. El coordinador puede cancelar o reiniciar el proceso.
- 3. El correo electrónico existe en otro calendario: El sistema detecta que el usuario ya tiene una cuenta en otro lugar. En lugar de crear una cuenta duplicada, se le solicita al coordinador que envíe una invitación al usuario existente. El usuario recibirá un correo electrónico y podrá conectarse al nuevo calendario sin necesidad de una nueva contraseña.
Crear un editor sin correo electrónico
Si un editor no tiene una dirección de correo electrónico, el coordinador puede omitir la verificación inicial del correo electrónico seleccionando "Crear editor sin correo electrónico".
- Cumplimiento legal: En este escenario, el coordinador está obligado legalmente a marcar la casilla "Consentimiento otorgado para el almacenamiento de datos" para confirmar que tiene el permiso fuera de línea de la persona para almacenar sus datos.
- Restricciones de inicio de sesión: Los editores creados sin una dirección de correo electrónico no pueden iniciar sesión en el sistema por sí mismos. Solo el coordinador puede programar turnos y sus nombres simplemente aparecerán en el calendario y en las impresiones.
Configurar una nueva cuenta
Una vez que se guarda una nueva cuenta con una dirección de correo electrónico en el "Paso 2", el sistema envía automáticamente un correo electrónico de bienvenida que contiene un enlace seguro para la generación de contraseña. Esto garantiza que el coordinador nunca vea ni establezca la contraseña inicial del editor.
1. Información básica
Primer nombre
Almacena el nombre de pila del editor. Se utiliza como identificador principal junto con el apellido para listas legibles por humanos.
Dónde aparece / Efecto:
Se muestra en la tabla del editor del panel de administración, en la cuadrícula de reserva del calendario público cuando se reserva un turno y en el saludo de los correos electrónicos automatizados (por ejemplo, recordatorios de turno) enviados al editor.
Apellido
Almacena el apellido del editor.
Dónde aparece / Efecto:
Se muestra junto al nombre en la lista de editores del panel de administración, en la impresión PDF de los horarios y en la vista del calendario público al hacer clic en un turno para ver los participantes.
Sexo
Define el honorífico/género (Hermano/Hermana) del editor. Esto se utiliza para abordarlos adecuadamente o categorizarlos en los informes.
Dónde aparece / Efecto:
Afecta a los prefijos honoríficos que se muestran en los correos electrónicos automáticos enviados al editor y se pueden ver en la descripción general de los detalles del editor en el panel de administración.
Congregación
Vincula al publicador con una congregación específica dentro del sistema.
Dónde aparece / Efecto:
Se muestra en la sección de detalles del editor en el panel de administración y se usa para filtrar editores al generar informes impresos en PDF para congregaciones específicas.
2. Información de contacto
Correo electrónico del anunciante
Actúa como identificador de inicio de sesión y canal principal para las notificaciones del sistema. Puede ser obligatorio (Paso 1) u opcional (Paso 2 si se crea sin correo electrónico).
Dónde aparece / Efecto:
Utilizado por el sistema para enviar correos electrónicos de confirmación, enlaces para restablecer contraseña y recordatorios de turno al editor. Se muestra en la tabla de editores del panel de administración para que los coordinadores lo vean.
Número de teléfono
Almacena el número de teléfono fijo del editor, separado en código de país y número local.
Dónde aparece / Efecto:
Se muestra a otros editores en la vista del calendario público al hacer clic en un turno (si la configuración de privacidad lo permite) y en el directorio de editores en el panel de administración.
Móvil
Almacena el número de teléfono móvil. Esta opción solo está disponible si la configuración del calendario habilita explícitamente los números de móvil.
Dónde aparece / Efecto:
Se muestra en la vista del calendario público al hacer clic en un turno para que otros participantes puedan comunicarse a través de aplicaciones móviles o de chat, y en la lista de editores del panel de administración.
3. Configuración de privacidad
Ya hay consentimiento para guardar datos.
Una casilla de verificación obligatoria al crear un editor sin una dirección de correo electrónico, verificando que el coordinador haya obtenido el consentimiento fuera de línea para almacenar los datos de la persona.
Dónde aparece / Efecto:
Se muestra solo durante el proceso de creación del editor en el área de administración cuando se toma la ruta "sin correo electrónico". Garantiza el cumplimiento legal antes de que el registro se guarde en la base de datos.
4. Funciones y derechos del calendario
Activo en el calendario
Un interruptor que determina si el editor tiene actualmente permiso para acceder y participar en el calendario específico.
Dónde aparece / Efecto:
Si está deshabilitado, el editor inmediatamente no podrá iniciar sesión en este calendario ni verlo en el menú desplegable de selección de calendario. Sus turnos pasados permanecen en la copia impresa en PDF.
Roles en el calendario
Asigna roles funcionales (por ejemplo, configuración del carrito, conductor) al editor, determinando qué tipos de turnos está calificado para reservar.
Dónde aparece / Efecto:
Restringe en qué turnos el editor puede hacer clic en la vista de calendario público. Los roles también se muestran como insignias junto al nombre del editor en la tabla de editores del panel de administración.
Administrar etiquetas de editor
Permite a los coordinadores asignar etiquetas organizativas personalizadas al editor para facilitar la agrupación y el filtrado.
Dónde aparece / Efecto:
Se muestra en la barra lateral de filtrado del panel de administración y en la vista de detalles del editor. No visible para los editores estándar en el calendario público.
Permiso de usuario
Determina el nivel de permiso del editor (por ejemplo, editor estándar, coordinador, espectador).
Dónde aparece / Efecto:
Afecta al menú de navegación. Los coordinadores verán el enlace "Administrador" en la barra de navegación superior, mientras que los editores estándar solo verán la vista del calendario público.
Fecha de finalización
Opcionalmente programa una eliminación automática del acceso del editor al calendario en una fecha específica.
Dónde aparece / Efecto:
Evaluado durante el intento de inicio de sesión del editor. Una vez que pase la fecha, recibirán un mensaje de error en la página de inicio de sesión y ya no verán el calendario en su menú desplegable.