Utiliser les équipes

Ce qu'il fait : Définit le nom complet principal de la campagne utilisé pour une identification claire.

Où il apparaît : Ce titre est affiché sur la page principale du calendrier de réservation en tant qu'en-tête de la colonne de la campagne, sur la page des détails de l'équipe, ainsi que dans la ligne d'objet et dans le corps des e-mails de confirmation et de rappel envoyés aux éditeurs.

Ce qu'il fait : Fournit une version compacte et abrégée du nom de la campagne.

Où il apparaît : Ceci est utilisé dans les vues avec un espace d'écran limité, comme la présentation compacte du calendrier sur les appareils mobiles, ou dans les listes récapitulatives condensées dans la zone d'administration.

Ce qu'il fait : Un bloc de texte enrichi pour fournir un contexte général, des règles ou des informations générales sur la campagne spécifique.

Où il apparaît : Ce texte s'affiche en haut du formulaire d'inscription lorsqu'un éditeur clique pour réserver une équipe, et est inclus au bas des e-mails automatisés liés à cette campagne.

Ce qu'il fait : Une bascule globale qui supprime les restrictions au niveau de la congrégation.

Effet: Lorsque cette case est cochée, chaque proclamateur enregistré dans le système, quelle que soit la congrégation qui lui est attribuée, verra cette campagne dans son calendrier et pourra réserver des quarts de travail. Cela désactive la liste déroulante de sélection de congrégation spécifique ci-dessous.

Ce qu'il fait : Permet à l'administrateur de restreindre la visibilité de la campagne à des congrégations spécifiques.

Effet: Seuls les proclamateurs appartenant aux congrégations sélectionnées verront cette campagne dans leur calendrier. Remarque : Les administrateurs/superviseurs système verront toujours toutes les campagnes, quel que soit ce paramètre.

Ce qu'il fait : Définit une fenêtre de temps glissante pour la durée à laquelle les quarts de travail peuvent être réservés.

Effet: Empêche les éditeurs de réserver des quarts de travail indéfiniment dans le futur. Par exemple, si la valeur est « 2 semaines », les éditeurs ne peuvent voir et réserver que les changements qui se produisent dans les 14 prochains jours, de nouveaux changements s'ouvrant de manière dynamique au fil du temps.

Ce qu'il fait : Relie la campagne à des itinéraires géographiques spécifiques ou à des cartes définies dans le système.

Où il apparaît : Les itinéraires sélectionnés seront affichés sous forme de liens cartographiques ou de détails de localisation sur la page de réservation d'équipe, aidant ainsi les éditeurs à savoir exactement où l'équipe a lieu.

Ce qu'il fait : Permet le partage public du calendrier de la campagne.

Effet: Génère un lien unique et partageable qui permet aux personnes sans compte d'utilisateur enregistré de s'inscrire à des équipes. Les inscriptions d'invités sont conservées en attente et doivent être approuvées manuellement par un coordinateur dans le tableau de bord d'administration.

Ce qu'il fait : Fournit une liste prédéfinie de congrégations externes valides pour les invités.

Où il apparaît : Lorsqu'un utilisateur non enregistré utilise le lien invité pour réserver un quart de travail, il sera invité à sélectionner sa congrégation dans une liste déroulante remplie par cette liste séparée par des virgules.

Ce qu'il fait : Nécessite la désignation d’une personne-ressource principale pour chaque quart de travail.

Effet: Débloque la possibilité pour les administrateurs d'affecter manuellement un chef d'équipe pour des équipes individuelles. Une fois attribués, le chef d'équipe et les participants sont informés par e-mail.

Ce qu'il fait : Automatise le processus d'affectation des dirigeants pour économiser le travail administratif.

Effet: Lorsqu'un éditeur disposant du rôle système « peut être un homme clé d'équipe » réserve une place dans une équipe, le système le promeut immédiatement et automatiquement au poste de chef d'équipe, en envoyant les instructions pertinentes.

Ce qu'il fait : Élargit la visibilité du calendrier pour faciliter les transferts ou la préparation.

Où il apparaît : Sur la page d'aperçu de l'équipe dédiée, disponible pour le chef d'équipe affecté, celui-ci verra non seulement les détails de son propre équipe, mais également l'horaire et les coordonnées des participants aux équipes du jour suivant.

Ce qu'il fait : Facilite la coordination entre plusieurs équipes de week-end.

Où il apparaît : Dans la page de présentation de l'équipe d'un chef d'équipe de week-end, ils verront les noms et les coordonnées de tous les autres chefs d'équipe travaillant au cours du même week-end.

Ce qu'il fait : Applique une contrainte stricte de genre sur la logique de réservation.

Effet: Le système limitera de manière dynamique les réservations afin qu'au plus 50 % des participants d'une même équipe puissent être des sœurs, garantissant ainsi une composition de groupe équilibrée.

Ce qu'il fait : Un remplacement au niveau de la campagne pour l’éligibilité des chefs d’équipe.

Effet: Même si le paramètre d'éditeur « peut être un homme clé de Shift » est activé sur le profil d'une sœur, la logique d'attribution automatique l'ignorera pour cette campagne spécifique. Cependant, un administrateur peut toujours contourner manuellement cela et attribuer une sœur dans le tableau de bord d'administration.

Ce qu'il fait : Restreint la possibilité d’ajouter plusieurs personnes à une seule réservation.

Effet: Pendant le processus de réservation, les éditeurs ne verront pas l'option permettant de sélectionner d'autres éditeurs pour les rejoindre ; ils ne peuvent obtenir une place qu'en utilisant leurs propres informations d'identification de compte.

Ce qu'il fait : Masque les détails des participants au grand public.

Où il apparaît : Dans la vue du calendrier public, les noms des éditeurs réservés pour une équipe sont masqués ou anonymisés. Seul le chef d'équipe affecté (et les administrateurs) peut voir les noms réels et les coordonnées des participants à l'équipe.

Ce qu'il fait : Modifie la façon dont les noms sont rendus dans l'application.

Où il apparaît : Ajoute un petit indicateur visuel (comme m/f ou m/w) directement à côté du nom de l'éditeur sur la vue du calendrier, les détails de l'équipe et les impressions.

Ce qu'il fait : Rationalise l’expérience de réservation.

Effet: Contourne le formulaire de confirmation de réservation détaillé. Lorsqu'un éditeur clique sur un créneau libre dans le calendrier, il est instantanément réservé pour l'équipe en un seul clic.

Ce qu'il fait : Notifications de réservation d’itinéraires à une personne spécifique.

Effet: Permet à l'administrateur de sélectionner un utilisateur spécifique dans une liste déroulante. Chaque fois qu'une nouvelle réservation est effectuée dans cette campagne, l'utilisateur sélectionné reçoit une notification automatique par e-mail détaillant la réservation.

Ce qu'il fait : Un bloc de texte enrichi exclusivement destiné aux chefs d'équipe.

Où il apparaît : Ces instructions spécifiques (par exemple, codes d'accès, tâches spéciales, clés de localisation) sont intégrées dans l'e-mail automatisé envoyé exclusivement à l'utilisateur désigné comme homme clé/chef d'équipe.

Ce qu'il fait : Un bloc de texte enrichi destiné à tous les participants à l'équipe.

Où il apparaît : Ces instructions sont envoyées par e-mail à tous les éditeurs inscrits sur une équipe immédiatement après qu'un chef d'équipe soit officiellement choisi et finalisé pour cette équipe.

Ce qu'il fait : Active un mécanisme de rappel récurrent pour remplir les emplacements vides.

Effet: Le système vérifie régulièrement les quarts de travail à venir. Si une équipe compte moins d'éditeurs réservés que sa capacité requise, des e-mails de rappel automatiques sont envoyés pour inciter les participants ou les coordinateurs à combler le vide.

Ce qu'il fait : Modifie l'audience des alertes "éditeur manquant".

Effet: Par défaut, les coordinateurs reçoivent des alertes lorsque les équipes manquent de personnel. Cocher cette case exclut les coordinateurs de ces e-mails d'alerte spécifiques, réduisant ainsi le bruit de leur boîte de réception tout en permettant au système d'envoyer des e-mails aux éditeurs standard s'ils sont configurés ailleurs.

Ce qu'il fait : Définit le nom principal et reconnaissable d'une équipe ou d'un groupe d'équipes spécifique. Cela aide les utilisateurs à identifier rapidement la nature ou le lieu du changement.

Où il apparaît : / Effet: Ce titre est affiché bien en évidence dans la vue du calendrier public lors de l'affichage des équipes disponibles. Il apparaît également dans l'en-tête de l'e-mail de confirmation envoyé à l'éditeur lors de l'inscription, ainsi que sur l'impression PDF exportée de l'horaire de travail.

Ce qu'il fait : Permet à l'administrateur de fournir des détails supplémentaires, des instructions ou des notes spécifiques concernant un quart de travail particulier. Cela peut inclure des instructions de stationnement, des exigences particulières ou des détails sur le point de rendez-vous.

Où il apparaît : / Effet: Le texte de description s'affiche dans la vue du calendrier public directement sous le titre de l'équipe lorsqu'un éditeur développe les détails de l'équipe pour s'inscrire. Il est également repris dans le corps de l’email de confirmation envoyé à l’éditeur.

Ce qu'il fait : Définit le jour exact auquel le changement aura lieu.

Où il apparaît : / Effet: Dicte le jour où le bloc d’équipe apparaît dans la vue du calendrier public. Il est également utilisé dans les colonnes de date de l'impression PDF et mentionné dans tous les emails de rappel et de confirmation envoyés aux éditeurs.

Ce qu'il fait : Définit l’heure et la minute exactes auxquelles le quart de travail commence officiellement.

Où il apparaît : / Effet: Utilisé à côté de l'heure de fin pour afficher la durée du quart de travail sur la vue du calendrier public. Il figure en bonne place dans les e-mails de rappel envoyés à l'éditeur et détermine l'ordre chronologique des équipes au cours d'une même journée sur la vue du calendrier public et l'impression PDF.

Ce qu'il fait : Définit l’heure et la minute exactes auxquelles le quart de travail se termine officiellement.

Où il apparaît : / Effet: Combiné avec l'heure de début pour afficher la fenêtre de quart de travail sur la vue du calendrier public. Il est également inclus dans la section des détails du quart de travail des e-mails de confirmation envoyés à l'éditeur et imprimés sur le planning PDF.

Ce qu'il fait : Détermine le nombre maximum d'emplacements de réservation standard disponibles pour les éditeurs auxquels s'inscrire pendant cette période spécifique.

Où il apparaît : / Effet: Contrôle le nombre d'emplacements vides affichés dans le bloc de décalage sur la vue du calendrier public. Une fois ce nombre atteint, les réservations standard sont bloquées et l'équipe est visuellement marquée comme complète sur la vue du calendrier public.

Ce qu'il fait : Établit un seuil (nombre de participants) auquel le système avertit visuellement les utilisateurs que l'équipe devient bondée ou surréservée, même si des limites strictes n'ont pas été appliquées.

Où il apparaît : / Effet: Déclenche une surbrillance visuelle rouge sur le bloc d'équipe dans la vue du calendrier public lorsque le nombre spécifié d'éditeurs inscrits est atteint, signalant aux inscriptions potentielles que l'équipe est très chargée.

Ce qu'il fait : Relie le changement à des actifs physiques spécifiques ou à des ressources réservables (par exemple, un chariot, un présentoir à publications, des clés) en garantissant qu'ils sont marqués comme étant en cours d'utilisation pendant la durée du changement.

Où il apparaît : / Effet: Empêche la réservation des articles sélectionnés par des équipes qui se chevauchent dans le système. Le nom de l'élément réservé est affiché dans les détails de l'équipe sur la vue du calendrier public et est répertorié dans le résumé de la réservation de l'e-mail de confirmation envoyé à l'éditeur.

Ce qu'il fait : Permet à l'administrateur de dupliquer automatiquement l'équipe selon un intervalle défini (par exemple, quotidiennement, hebdomadairement, toutes les deux semaines), plutôt que de créer chaque bloc d'équipe manuellement.

Où il apparaît : / Effet: Génère plusieurs blocs de quarts de travail indépendants dans la vue du calendrier public pour les dates futures en fonction de l'intervalle choisi. Chaque équipe générée fonctionne de manière identique à l'original et apparaît exactement de la même manière sur le calendrier et dans les notifications ultérieures.

Ce qu'il fait : Définit la date limite finale pour la duplication automatique des équipes définie par le paramètre de répétition. Aucun quart de travail ne sera créé après cette date.

Où il apparaît : / Effet: Détermine le point final chronologique des blocs d’équipe générés sur la vue du calendrier public. Une fois que le calendrier atteint des dates au-delà de cette limite, aucun autre décalage récurrent n'apparaîtra.

Ce qu'il fait : Action groupée qui remplace et standardise le titre de toutes les équipes actuellement sélectionnées dans une opération d'édition multiple.

Où il apparaît : / Effet: Met à jour instantanément le texte du titre affiché dans la vue du calendrier public pour chaque équipe incluse dans la modification groupée. Tout nouveau courriel de confirmation envoyé pour ces quarts de travail reflétera le titre mis à jour.

Ce qu'il fait : Action groupée qui remplace la description existante par un texte standardisé pour toutes les équipes sélectionnées dans une opération de modification multiple.

Où il apparaît : / Effet: Remplace le texte de description affiché lorsque les utilisateurs développent les détails de l'équipe dans la vue du calendrier public. Cette description mise à jour sera incluse dans tous les futurs e-mails de confirmation pour les équipes concernées.

Ce qu'il fait : Une action groupée qui modifie simultanément la capacité maximale des emplacements sur plusieurs équipes sélectionnées.

Où il apparaît : / Effet: Ajuste immédiatement le nombre d'emplacements disponibles affiché dans les blocs de décalage sur la vue du calendrier public. Si la nouvelle limite est inférieure au nombre actuel de participants, l'équipe s'affichera comme étant complète et bloquera les inscriptions supplémentaires dans la vue du calendrier public.

Ce qu'il fait : Une action groupée qui standardise le seuil d'avertissement visuel en cas de surréservation pour toutes les équipes sélectionnées.

Où il apparaît : / Effet: Met à jour les conditions qui déclenchent la surbrillance rouge sur les blocs d’équipe concernés dans la vue du calendrier public. L'avertissement visuel s'activera désormais en fonction du seuil nouvellement appliqué sur tous les quarts de travail sélectionnés.