# Schichten verwenden

Wie du schichtbasierte Kampagnen planst, erstellst und daran teilnimmst. Erfahre, wie du Schichtleiter-Rollen, Kapazitätsgrenzen und Wochenvorlagen konfigurierst.

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## Wann sollte man das verwenden?

Schichten bieten die Möglichkeit, einen festen Zeitplan mit einer konfigurierbaren Anzahl von Verkündigern in jeder Schicht zu planen. Dies eignet sich besonders für größere Kampagnen oder Projekte, die Dinge wie Teamleiter und eine flexible Anzahl von Verkündigern benötigen.

## Erstellen von Kampagnen und Konfigurationsoptionen

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Kampagnen im System fungieren als übergeordnete Elemente für Schichten. Jede Kampagne bildet normalerweise eine Spalte im Kalender wie ein reservierbarer Artikel. Kampagnen werden von Administratoren verwendet, um Regeln rund um Schichten effektiv zu organisieren, zu verwalten und durchzusetzen. Nachfolgend findest du eine detaillierte Anleitung zum Erstellen und Bearbeiten einer Kampagne aus der Sicht eines Administrators, die alle verfügbaren Konfigurationsoptionen abdeckt.

Wenn du eine Kampagne erstellst oder bearbeitest, wird dir ein umfassendes Formular angezeigt. Hier ist eine Aufschlüsselung dessen, was jede Option steuert:

### Grundlegende Informationen

### Langer Name

**Was es tut:** Legt den primären, vollständigen Namen der Kampagne fest, der zur eindeutigen Identifizierung verwendet wird.

**Wo es erscheint:** Dieser Titel wird auf der Hauptseite des Reservierungskalenders als Kopfzeile für die Spalte der Kampagne, auf der Seite mit den Schichtdetails sowie in der Betreffzeile und im Text von Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails angezeigt, die an Verkündiger gesendet werden.

### Kurzer Name

**Was es tut:** Stellt eine kompakte, abgekürzte Version des Kampagnennamens bereit.

**Wo es erscheint:** Dies kommt in Ansichten mit begrenzter Bildschirmfläche zum Einsatz, etwa im kompakten Kalenderlayout auf Mobilgeräten, oder in komprimierten Übersichtslisten im Admin-Bereich.

### Beschreibung und weitere Hinweise

**Was es tut:** Ein Rich-Text-Block zur Bereitstellung von allgemeinem Kontext, Regeln oder Hintergrundinformationen zur spezifischen Kampagne.

**Wo es erscheint:** Dieser Text wird oben im Registrierungsformular angezeigt, wenn ein Publisher auf die Buchung einer Schicht klickt, und ist unten in automatisierten E-Mails im Zusammenhang mit dieser Kampagne eingefügt.

### Buchungs- und Zugangsregeln

### Alle Versammlungen dürfen diese Kampagne buchen

**Was es tut:** Ein globaler Schalter, der Beschränkungen auf Versammlungsebene aufhebt.

**Wirkung:** Wenn diese Option aktiviert ist, wird jeder im System registrierte Verkündiger, unabhängig von der ihm zugewiesenen Versammlung, diese Kampagne in seinem Kalender sehen und Schichten buchen können. Dadurch wird das Dropdown-Menü für die spezifische Versammlungsauswahl unten deaktiviert.

### Versammlungen die diese Kampagne buchen dürfen

**Was es tut:** Ermöglicht dem Administrator, die Sichtbarkeit der Kampagne auf bestimmte Versammlungen zu beschränken.

**Wirkung:** Nur Verkündiger, die zu den ausgewählten Versammlungen gehören, können diese Kampagne in ihrem Kalender sehen. Hinweis: Systemadministratoren/Aufseher sehen unabhängig von dieser Einstellung immer alle Kampagnen.

### Frühestmögliche Buchung

**Was es tut:** Legt ein rollierendes Zeitfenster fest, wie weit im Voraus Schichten gebucht werden können.

**Wirkung:** Verhindert, dass Verkündiger Verschiebungen auf unbestimmte Zeit in die Zukunft buchen. Wenn die Einstellung beispielsweise auf „2 Wochen“ eingestellt ist, können Verkündiger nur Schichten sehen und buchen, die innerhalb der nächsten 14 Tage stattfinden, wobei sich im Laufe der Zeit dynamisch neue Schichten öffnen.

### Routen

**Was es tut:** Verknüpft die Kampagne mit bestimmten im System definierten geografischen Routen oder Karten.

**Wo es erscheint:** Die ausgewählten Routen werden als Kartenlinks oder Standortdetails auf der Schichtbuchungsseite angezeigt, sodass Verkündiger genau wissen, wo die Schicht stattfindet.

### Kampagne hat Gast-Zugang

**Was es tut:** Ermöglicht die öffentliche Freigabe des Kampagnenplans.

**Wirkung:** Erzeugt einen einzigartigen, gemeinsam nutzbaren Link, der es Personen ohne registrierte Benutzerkonten ermöglicht, sich für Schichten anzumelden. Gastanmeldungen befinden sich im Status „Ausstehend“ und müssen manuell von einem Koordinator im Admin-Dashboard genehmigt werden.

### Gast-Versammlungen

**Was es tut:** Bietet eine vordefinierte Liste gültiger externer Versammlungen für Gäste.

**Wo es erscheint:** Wenn ein nicht registrierter Benutzer den Gastlink verwendet, um eine Schicht zu buchen, wird er aufgefordert, seine Versammlung aus einem Dropdown-Menü auszuwählen, das mit dieser durch Kommas getrennten Liste gefüllt ist.

### Konfiguration des Schichtleiters (Schlüsselmann).

### Schichten brauchen einen Schichtleiter

**Was es tut:** Erfordert die Benennung einer primären Kontaktperson für jede Schicht.

**Wirkung:** Schaltet Administratoren die Möglichkeit frei, manuell einen Schichtleiter für einzelne Schichten zuzuweisen. Nach der Zuweisung werden der Schichtleiter und die Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt.

### Schichtleiter automatisch setzen

**Was es tut:** Automatisiert den Prozess der Leiterzuweisung, um Verwaltungsaufwand zu sparen.

**Wirkung:** Wenn ein Verkündiger, der über die Systemrolle „kann Schichtschlüsselmann sein“ verfügt, einen Platz in einer Schicht bucht, befördert das System ihn sofort und automatisch zum Schichtleiter und sendet die entsprechenden Anweisungen.

### Der Schichtleiter soll auch die Schichten des folgenden Tages sehen

**Was es tut:** Erweitert die Sichtbarkeit des Zeitplans, um bei Übergaben oder Vorbereitungen zu helfen.

**Wo es erscheint:** Auf der speziellen Schichtübersichtsseite, die dem zugewiesenen Schichtleiter zur Verfügung steht, sieht er nicht nur seine eigenen Schichtdetails, sondern auch den Zeitplan und die Kontaktinformationen für Teilnehmer der Schichten des folgenden Tages.

### Zeige am Wochenende dem Schichtleiter alle Schichtleiter des Wochenendes

**Was es tut:** Erleichtert die Koordination über mehrere Wochenendschichten hinweg.

**Wo es erscheint:** Auf der Schichtübersichtsseite für einen Wochenendschichtleiter werden die Namen und Kontaktdaten aller anderen Schichtleiter angezeigt, die am selben Wochenende im Einsatz sind.

### Regeln und Einschränkungen

### Sicherheitsregelung für Schwestern

**Was es tut:** Erzwingt eine strenge Geschlechterbeschränkung in der Buchungslogik.

**Wirkung:** Das System schränkt die Buchungen dynamisch ein, sodass höchstens 50 % der Teilnehmer einer einzelnen Schicht Schwestern sein können, wodurch eine ausgewogene Gruppenzusammensetzung gewährleistet wird.

### Schwestern dürfen nicht Schichtleiter sein

**Was es tut:** Eine Überschreibung auf Kampagnenebene für die Berechtigung des Schichtleiters.

**Wirkung:** Auch wenn in ihrem Profil für eine Schwester die Publisher-Einstellung „Kann als Shift-Keyman fungieren“ aktiviert ist, wird sie von der automatischen Zuweisungslogik für diese bestimmte Kampagne ignoriert. Ein Administrator kann dies jedoch immer noch manuell umgehen und im Admin-Dashboard eine Schwester zuweisen.

### Verkündiger dürfen nur für sich selbst buchen

**Was es tut:** Beschränkt die Möglichkeit, mehrere Personen zu einer einzelnen Reservierung hinzuzufügen.

**Wirkung:** Während des Buchungsvorgangs wird Publishern nicht die Möglichkeit angezeigt, andere Publisher auszuwählen, die ihnen beitreten möchten. Sie können sich einen Platz nur mit ihren eigenen Zugangsdaten sichern.

### Datenschutz- und Anzeigeeinstellungen

### Inkognito-Modus

**Was es tut:** Versteckt Teilnehmerdetails vor der Öffentlichkeit.

**Wo es erscheint:** In der öffentlichen Kalenderansicht werden die Namen der für eine Schicht gebuchten Verkündiger ausgeblendet oder anonymisiert. Nur der zugewiesene Schichtleiter (und die Administratoren) können die tatsächlichen Namen und Kontaktinformationen der Schichtteilnehmer einsehen.

### Zeige m/w überall hinter dem Verkündigernamen

**Was es tut:** Ändert die Art und Weise, wie Namen in der gesamten Anwendung gerendert werden.

**Wo es erscheint:** Fügt einen kleinen visuellen Indikator (z. B. m/w oder m/w) direkt neben dem Namen des Verkündigers in der Kalenderansicht, in Schichtdetails und auf Ausdrucken hinzu.

### Fast-Mode aktiviert

**Was es tut:** Optimiert das Buchungserlebnis.

**Wirkung:** Umgeht das detaillierte Reservierungsbestätigungsformular. Wenn ein Verkündiger auf einen offenen Platz im Kalender klickt, wird er mit einem einzigen Klick sofort in die Schicht eingebucht.

### Anweisungen und Benachrichtigungen

### Informiere diesen Verkündiger

**Was es tut:** Leitet Buchungsbenachrichtigungen an eine bestimmte Person weiter.

**Wirkung:** Ermöglicht dem Administrator die Auswahl eines bestimmten Benutzers aus einem Dropdown-Menü. Immer wenn in dieser Kampagne eine neue Reservierung vorgenommen wird, erhält der ausgewählte Benutzer eine automatische E-Mail-Benachrichtigung mit detaillierten Angaben zur Buchung.

### Anweisungen für Schichtleiter

**Was es tut:** Ein Rich-Text-Block exklusiv für Schichtleiter.

**Wo es erscheint:** Diese spezifischen Anweisungen (z. B. Zugangscodes, besondere Aufgaben, Standortschlüssel) sind in die automatisierte E-Mail eingebettet, die ausschließlich an den als Schlüsselmann/Schichtleiter benannten Benutzer gesendet wird.

### Anweisungen für Verkündiger

**Was es tut:** Ein Rich-Text-Block für alle Schichtteilnehmer.

**Wo es erscheint:** Diese Anweisungen werden per E-Mail an alle für eine Schicht gebuchten Verkündiger gesendet, unmittelbar nachdem ein Schichtleiter offiziell ausgewählt und für diese Schicht festgelegt wurde.

### Verschicke Emails wenn Verkündiger fehlen

**Was es tut:** Aktiviert einen wiederkehrenden Erinnerungsmechanismus, um leere Plätze zu füllen.

**Wirkung:** Das System prüft routinemäßig die anstehenden Schichten. Wenn für eine Schicht weniger Verkündiger gebucht sind als die erforderliche Kapazität, werden automatische Erinnerungs-E-Mails versendet, um Teilnehmer oder Koordinatoren aufzufordern, die Lücke zu schließen.

### Mails über fehlende Verkündiger nicht an Koordinatoren senden

**Was es tut:** Ändert die Zielgruppe für die Warnungen „fehlender Verkündiger“.

**Wirkung:** Standardmäßig erhalten Koordinatoren Benachrichtigungen, wenn Schichten unterbesetzt sind. Wenn du dieses Kontrollkästchen aktivierst, werden Koordinatoren von diesen spezifischen Warn-E-Mails ausgeschlossen, wodurch der Lärm in ihrem Posteingang reduziert wird und das System weiterhin E-Mails an Standardverkündiger senden kann, sofern dies an anderer Stelle konfiguriert ist.

## Schichten erstellen

### Grundlegende Informationen

### Titel der Schicht

**Was es tut:** Definiert den primären, erkennbaren Namen für eine bestimmte Schicht oder Schichtgruppe. Dies hilft Benutzern, die Art oder den Ort der Verschiebung schnell zu erkennen.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Dieser Titel wird in der öffentlichen Kalenderansicht gut sichtbar angezeigt, wenn verfügbare Schichten angezeigt werden. Es erscheint auch in der Kopfzeile der Bestätigungs-E-Mail, die bei der Anmeldung an den Verkündiger gesendet wird, und auf dem exportierten PDF-Ausdruck des Schichtplans.

### Beschreibung für diese Schicht

**Was es tut:** Ermöglicht dem Administrator die Bereitstellung zusätzlicher Details, Anweisungen oder spezifischer Notizen zu einer bestimmten Schicht. Dies können Parkanweisungen, besondere Anforderungen oder Angaben zum Treffpunkt sein.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Der Beschreibungstext wird in der öffentlichen Kalenderansicht direkt unter dem Schichttitel angezeigt, wenn ein Verkündiger die Schichtdetails erweitert, um sich anzumelden. Es ist auch im Text der Bestätigungs-E-Mail enthalten, die an den Verkündiger gesendet wird.

### Datum

**Was es tut:** Legt den genauen Tag fest, an dem die Schicht stattfinden wird.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Legt fest, an welchem ​​Tag der Schichtblock in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigt wird. Es wird außerdem in den Datumsspalten des PDF-Ausdrucks verwendet und in allen Erinnerungs- und Bestätigungs-E-Mails an die Verkündiger erwähnt.

### Startzeit

**Was es tut:** Definiert die genaue Stunde und Minute, zu der die Schicht offiziell beginnt.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Wird zusammen mit der Endzeit verwendet, um die Dauer der Schicht in der öffentlichen Kalenderansicht anzuzeigen. Es wird in Erinnerungs-E-Mails an den Verkündiger deutlich hervorgehoben und bestimmt die chronologische Reihenfolge der Schichten innerhalb eines einzelnen Tages in der öffentlichen Kalenderansicht und im PDF-Ausdruck.

### Ende

**Was es tut:** Definiert die genaue Stunde und Minute, zu der die Schicht offiziell endet.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Kombiniert mit der Startzeit, um das Schichtfenster in der öffentlichen Kalenderansicht anzuzeigen. Es ist auch im Abschnitt „Schichtdetails“ der Bestätigungs-E-Mails enthalten, die an den Verkündiger gesendet und im PDF-Plan abgedruckt werden.

### Kapazitäts- und Reservierungsregeln

### Anzahl Plätze in dieser Schicht

**Was es tut:** Bestimmt die maximale Anzahl an Standardreservierungsslots, für die sich Publisher während dieser bestimmten Schicht anmelden können.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Steuert die Anzahl der leeren Slots, die innerhalb des Schichtblocks in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigt werden. Sobald diese Zahl erreicht ist, werden Standardreservierungen gesperrt und die Schicht wird in der öffentlichen Kalenderansicht optisch als ausgebucht markiert.

### Überbuchung ab

**Was es tut:** Legt einen Schwellenwert (Anzahl der Teilnehmer) fest, bei dem das System Benutzer visuell warnt, dass die Schicht überfüllt oder überbucht ist, auch wenn keine festen Grenzwerte durchgesetzt wurden.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Löst eine rote visuelle Hervorhebung im Schichtblock in der öffentlichen Kalenderansicht aus, wenn die angegebene Anzahl angemeldeter Publisher erreicht ist, und signalisiert so potenziellen Anmeldungen, dass die Schicht sehr voll ist.

### Diese Schicht blockiert diese reservierbaren Elemente zu dieser Zeit

**Was es tut:** Verknüpft die Schicht mit bestimmten physischen Vermögenswerten oder reservierbaren Ressourcen (z. B. einem Einkaufswagen, einem Literaturständer, Schlüsseln) und stellt sicher, dass sie für die Dauer der Schicht als in Gebrauch markiert sind.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Verhindert, dass die ausgewählten Artikel durch überlappende Schichten im System gebucht werden. Der Name des reservierten Artikels wird in den Schichtdetails in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigt und in der Reservierungszusammenfassung der an den Verkündiger gesendeten Bestätigungs-E-Mail aufgeführt.

### Wiederholung und Wiederholung

### Wiederholung

**Was es tut:** Ermöglicht dem Administrator, die Schicht automatisch nach einem festgelegten Intervall (z. B. täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen) zu duplizieren, anstatt jeden Schichtblock manuell zu erstellen.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Erstellt mehrere unabhängige Schichtblöcke in der öffentlichen Kalenderansicht für zukünftige Termine basierend auf dem ausgewählten Intervall. Jede generierte Schicht funktioniert genauso wie das Original und erscheint im Kalender und in nachfolgenden Benachrichtigungen genau gleich.

### Wiederholung bis

**Was es tut:** Legt den endgültigen Stichtag für die automatische Schichtduplizierung fest, die durch die Wiederholungseinstellung definiert wird. Nach diesem Datum werden keine Schichten erstellt.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Bestimmt den chronologischen Endpunkt der generierten Schichtblöcke in der öffentlichen Kalenderansicht. Sobald der Kalender Termine erreicht, die über dieser Grenze liegen, werden keine weiteren wiederkehrenden Schichten mehr angezeigt.

### Massenbearbeitungsoptionen

### Titel für alle setzen

**Was es tut:** Eine Massenaktion, die den Titel für alle derzeit ausgewählten Schichten in einem Mehrfachbearbeitungsvorgang überschreibt und standardisiert.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Aktualisiert sofort den in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigten Titeltext für jede in der Massenbearbeitung enthaltene Schicht. Alle neuen Bestätigungs-E-Mails, die für diese Schichten gesendet werden, enthalten den aktualisierten Titel.

### Beschreibung für alle setzen

**Was es tut:** Eine Massenaktion, die die vorhandene Beschreibung durch einen standardisierten Text für alle ausgewählten Schichten in einem Mehrfachbearbeitungsvorgang ersetzt.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Ersetzt den Beschreibungstext, der angezeigt wird, wenn Benutzer die Schichtdetails in der öffentlichen Kalenderansicht erweitern. Diese aktualisierte Beschreibung wird in allen zukünftigen Bestätigungs-E-Mails für die betroffenen Schichten enthalten sein.

### Anzahl Plätze für alle setzen

**Was es tut:** Eine Massenaktion, die die maximale Slot-Kapazität über mehrere ausgewählte Schichten hinweg gleichzeitig ändert.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Passt sofort die Anzahl der verfügbaren Slots an, die in den Schichtblöcken in der öffentlichen Kalenderansicht angezeigt werden. Wenn das neue Limit niedriger ist als die aktuelle Teilnehmerzahl, wird die Schicht als voll angezeigt und weitere Anmeldungen werden in der öffentlichen Kalenderansicht blockiert.

### Überbuchung ab (für alle)

**Was es tut:** Eine Massenaktion, die den visuellen Warnschwellenwert für Überbuchungen über alle ausgewählten Schichten hinweg standardisiert.

**Wo es erscheint: / Wirkung:** Aktualisiert die Bedingungen, die die rote Hervorhebung der betroffenen Schichtblöcke in der öffentlichen Kalenderansicht auslösen. Die visuelle Warnung wird nun basierend auf dem neu angewendeten Schwellenwert für alle ausgewählten Schichten aktiviert.

## Beteiligungen hinzufügen

Als Verkündiger ist die Anmeldung zu einer Schicht ganz einfach. In der Kalenderansicht (Tag, Woche oder Monat) kannst du auf eine offene Schicht in einer aktiven Kampagne klicken. Wenn noch freie Plätze vorhanden sind, kannst du dich selbst eintragen. Je nach den Kampagnen-Einstellungen kannst du auch andere Verkündiger zu deiner Buchung hinzufügen. Wenn der 'Schnellmodus' aktiv ist, bucht ein einziger Klick den Platz sofort. Andernfalls wird ein Bestätigungsformular angezeigt. Du kannst deine aktiven Buchungen direkt im Kalender oder über die Übersicht deiner anstehenden Beteiligungen einsehen, bearbeiten oder stornieren – vorbehaltlich etwaiger Fristen, die von der Versammlungsleitung festgelegt wurden.

## Gastbeteiligungen

Die Gast-Beteiligung ermöglicht es freiwilligen Helfern ohne registriertes Benutzerkonto, sich für Schichten anzumelden. Koordinatoren können dafür einen einzigartigen Gast-Link für eine Kampagne erstellen und teilen. Wenn Gäste diesen Link aufrufen, können sie eine Schicht auswählen und ihren Namen, ihre Kontaktdaten sowie ihre Versammlung angeben. Diese Gast-Anmeldungen werden zunächst in eine Warteschlange eingereiht und müssen von einem Administrator freigegeben werden. Nach der Freigabe erhalten Gäste einen sicheren persönlichen Link und einen Zugangscode per E-Mail, mit dem sie ihre Schichtteilnahme verwalten, stornieren und später Feedback abgeben können.

## Wochenvorlagen

[Einstellungen öffnen](https://calendar.pw-tools.net/admin/wochenvorlagen)

Wochenvorlagen ermöglichen es Koordinatoren, einen wiederkehrenden wöchentlichen Schichtplan zu definieren. Dieser kann auf jede Kampagne angewendet werden, um Schichten in großen Mengen zu erstellen und manuellen Aufwand zu sparen.

### Wochenvorlage erstellen

Um eine Wochenvorlage zu erstellen, wähle im Admin-Menü 'Wochenvorlagen' und klicke auf 'Wochenvorlage anlegen'. Definiere den Namen und füge für die einzelnen Wochentage die Standardschichten (Start-/Endzeiten, Platzanzahl, Artikel) hinzu.

### Vorlagen auf Kampagnen anwenden

Sobald eine Vorlage bereit ist, kannst du sie auf eine Kampagne anwenden. Wähle eine Zielkampagne und die Vorlage aus und gib den Start- und Endzeitraum an. Das System generiert dann automatisch alle entsprechenden Schichten für diesen Zeitraum.

### Überschneidungsschutz & Anpassungen

Definiere Standardwerte (Titel, Beschreibung, Plätze und Ausrüstung) für deine Vorlage und überschreibe sie bei Bedarf für einzelne Tage oder Zeiten. Beim Anwenden prüft das System automatisch auf bestehende Schichten: Überschneidungen werden übersprungen, um Doppelbelegungen zu verhindern, und eine detaillierte Zusammenfassung der erstellten und übersprungenen Schichten wird angezeigt.